Hva er en storby?
En storby, også kalt en husbok, er et hotells regnskapsmetode for å spore transaksjoner som ikke er gjester. Hotellregnskap er delt inn i frontkontor og back-office drift. Frontkontoret tar vanligvis for seg registrerte gjester og registrerer sine transaksjoner til gjesteboken. Penger som hotellet håndterer som ikke kan henføres til en foreløpig registrert gjest blir en del av byens hovedbok og blir håndtert av regnskapsavdelingen i bakkontoret.
Regnskapssystemer bruker storbok for å samle relaterte kontoer. En storby er en samling relaterte kontoer som sporer penger et hotell skaffer inn som ikke er en del av en transaksjon tilknyttet en for tiden registrert gjest. Noen hoteller bruker forskjellig terminologi for storboken, og kaller det husboken eller hovedboken som ikke er gjest. Uansett hvilken hovedbok som kan kalles, har imidlertid en tendens til å være den samme i standard hotellregnskapssystemer.
Storbøker inneholder vanligvis minst fire kontoer. Den første kontotypen er satt opp for enkeltpersoner og bedrifter som bruker hotellet til møter og arrangementer. Penger samlet inn fra denne typen kunder blir behandlet av hotellets regnskapsavdeling i stedet for resepsjonen. Vanligvis mottar disse kundene en månedlig faktura eller faktura som beskriver kostnader knyttet til hendelsen, i stedet for gebyrer fra et hotellopphold. Bryllup, konferanser, seminarer og gruppemøter er eksempler på hendelser som vil bli sporet av denne beretningen i byens hovedbok.
På samme note noterer den andre kontotypen transaksjoner for reisende ledere. Hvis et selskap har en åpen konto på hotellet som lar noen av selskapets ansatte bo mens de er i byen, blir transaksjonene registrert i hovedboken som selskapets huskonto. Regnskapsavdelingen fakturerer selskapet månedlig for kostnadene som genereres.
En annen storbykonto fungerer vanligvis som en kredittkortbeholdningskonto. Når en gjest bruker et kredittkort for å utføre betaling, blir beløpet overført fra gjestenes hovedbok til byens hovedbok mens hotellet venter på at kredittkortselskapet frigjør betaling. Dette gjenspeiler det faktum at gjesten ikke lenger bor på hotellet, så den åpne kontoen ikke kan forbli i resepsjonen. Når gjesten drar, er hotellets regnskapsavdeling ansvarlig for at kredittkortselskapet betaler tilbake.
Gjester som ikke klarer å gjøre opp regningene når de reiser, får også beløpene overført til en konto i byens hovedbok. Regnskapsavdelingen blir ansvarlig for å sette i gang inkassosak mot personen eller følge opp etter behov. Dette sikrer at hotellavdelingen som er mest i stand til å administrere en innsamlingsprosess, blir tildelt oppgaven.