Hva er en bybok?
En bybok, også kalt en husbok, er et hotells regnskapsmetode for å spore ikke-gjester transaksjoner. Hotellregnskap er delt inn i frontkontor og back-office-virksomhet. Frontkontoret handler vanligvis med registrerte gjester og registrerer transaksjonene sine til gjesteboken. Penger som hotellet håndterer som ikke kan henføres til en for øyeblikket registrert gjest, blir en del av byens hovedbok og håndteres av regnskapsavdelingen på back -kontoret.
Regnskapssystemer bruker hovedbøker for å samle relaterte kontoer. En bybok er en samling av relaterte kontoer som sporer penger et hotell gir inn som ikke er en del av en transaksjon knyttet til en for øyeblikket registrert gjest. Noen hoteller bruker forskjellig terminologi for byens hovedbok, og kaller det husets hovedbok eller den ikke-gjeste hovedboken. Uansett hva hovedboken måtte kalles, har imidlertid funksjonen en tendens til å være den samme i standard hotellregnskapssystemer.
Byhåndbok inneholder vanligvis minst fire kontoers. Den første kontotypen er satt opp for enkeltpersoner og bedrifter som bruker hotellet til møter og arrangementer. Penger samlet inn fra denne typen kunder blir behandlet av hotellets regnskapsavdeling, i stedet for resepsjonen. Vanligvis mottar disse kundene en månedlig regning eller faktura som beskriver kostnader tilknyttet arrangementet, i stedet for gebyrer fra et hotellopphold. Bryllup, konferanser, seminarer og gruppemøter er eksempler på hendelser som vil bli sporet av denne kontoen i byens hovedbok.
På samme merknad håndterer den andre typen konto transaksjoner for reiseledere. Hvis et selskap har en åpen konto på hotellet som lar noen av selskapets ansatte bli mens de er i byen, blir transaksjonene registrert i hovedboken som selskapets huskonto. Regnskapsavdelingen fakturerer vanligvis selskapet månedlig for de genererte kostnadene.
En annen bybokskonto fungerer vanligvis som en kredittkortholdskonto. Når en gjest bruker et kredittkort for å betale, overføres beløpet fra gjestenes hovedbok til byens hovedbok mens hotellet venter på at kredittkortselskapet skal frigjøre betaling. Dette gjenspeiler det faktum at gjesten ikke lenger bor på hotellet, så den åpne kontoen kan ikke forbli i resepsjonen. Når gjesten forlater, er hotellets regnskapsavdeling ansvarlig for å sørge for at kredittkortselskapet gir betaling på nytt.
Gjester som ikke klarer å avgjøre regningene når de forlater, har også beløpene som er overført til en konto i byens hovedbok. Regnskapsavdelingen blir ansvarlig for å sette i gang innsamlingsforhandlinger mot personen eller følge opp etter behov. Dette sikrer at hotellavdelingen som er mest i stand til å administrere en innsamlingsprosess er tilordnet oppgaven.