Was ist ein Stadtbuch?
Ein Stadtbuch, auch Hausbuch genannt, ist eine Abrechnungsmethode des Hotels zur Verfolgung von Transaktionen, die keine Gäste sind. Die Hotelbuchhaltung ist in Front-Office- und Back-Office-Operationen unterteilt. Das Front-Office befasst sich normalerweise mit registrierten Gästen und zeichnet deren Transaktionen im Gästekonto auf. Vom Hotel abgewickeltes Geld, das keinem registrierten Gast zuzurechnen ist, wird Teil des Stadtbuchs und wird von der Buchhaltungsabteilung im Backoffice abgewickelt.
Buchhaltungssysteme verwenden Ledger, um zugehörige Konten zu erfassen. Ein Stadtbuch ist eine Sammlung zusammengehöriger Konten, die das von einem Hotel eingebrachte Geld nachverfolgen, das nicht Teil einer Transaktion ist, die mit einem derzeit registrierten Gast verbunden ist. Einige Hotels verwenden eine andere Terminologie für das Stadtbuch, das so genannte Hausbuch oder das Nicht-Gast-Buch. Unabhängig davon, wie das Hauptbuch heißt, ist die Funktion in Standard-Hotelbuchhaltungssystemen in der Regel dieselbe.
Stadtbücher enthalten normalerweise mindestens vier Konten. Die erste Art von Konto wird für Einzelpersonen und Unternehmen eingerichtet, die das Hotel für Tagungen und Veranstaltungen nutzen. Geld, das von diesen Kundentypen gesammelt wird, wird von der Buchhaltungsabteilung des Hotels anstatt von der Rezeption verarbeitet. In der Regel erhalten diese Kunden eine monatliche Rechnung oder Rechnung, auf der die mit der Veranstaltung verbundenen Gebühren aufgeführt sind, anstatt die Gebühren aus einem Hotelaufenthalt. Hochzeiten, Konferenzen, Seminare und Gruppentreffen sind Beispiele für Ereignisse, die von diesem Konto im Stadtregister aufgezeichnet werden.
Aus dem gleichen Grund wickelt der zweite Kontotyp Transaktionen für reisende Führungskräfte ab. Wenn ein Unternehmen ein offenes Konto beim Hotel hat, auf dem sich Mitarbeiter des Unternehmens aufhalten können, während sie in der Stadt sind, werden die Transaktionen im Hauptbuch als Hauskonto des Unternehmens erfasst. Die Buchhaltungsabteilung stellt dem Unternehmen in der Regel monatlich die entstandenen Kosten in Rechnung.
Ein anderes Stadtbuchkonto fungiert in der Regel als Kreditkartenkonto. Wenn ein Gast eine Kreditkarte zur Zahlung verwendet, wird der Betrag vom Gästekonto in das Stadtkonto überwiesen, während das Hotel darauf wartet, dass das Kreditkartenunternehmen die Zahlung freigibt. Dies spiegelt die Tatsache wider, dass sich der Gast nicht mehr im Hotel aufhält, sodass das offene Konto nicht bei der Rezeption verbleiben kann. Sobald der Gast abreist, ist die Buchhaltung des Hotels dafür verantwortlich, dass das Kreditkartenunternehmen die Zahlung überweist.
Gäste, die ihre Rechnungen beim Verlassen nicht begleichen können, haben auch die Beträge auf ein Konto im Stadtbuch überwiesen. Die Buchhaltungsabteilung ist dafür verantwortlich, gegen die Person ein Inkassoverfahren einzuleiten oder erforderlichenfalls Nachverfolgungen vorzunehmen. Dies stellt sicher, dass die Hotelabteilung, die am besten in der Lage ist, einen Inkassoprozess zu verwalten, der Aufgabe zugeordnet ist.