Qu'est-ce qu'un registre de ville?
Un livre de ville, également appelé livre de maison, est la méthode de comptabilité utilisée par un hôtel pour suivre les transactions des non-clients. La comptabilité des hôtels est divisée en opérations de guichet et d’arrière-guichet. Le front-office traite généralement avec les invités enregistrés et enregistre leurs transactions dans le grand livre des invités. Les sommes d'argent que l'hôtel gère qui ne sont pas attribuables à un client actuellement enregistré deviennent partie intégrante du livre général de la ville et sont traitées par le service de comptabilité du back-office.
Les systèmes comptables utilisent des grands livres pour collecter les comptes associés. Un livre de ville est un ensemble de comptes associés qui permettent de suivre l’argent d’un hôtel qui ne fait pas partie d’une transaction associée à un client actuellement enregistré. Certains hôtels utilisent une terminologie différente pour le livre de la ville, l'appelant livre de la maison ou livre des non-invités. Quel que soit le nom du grand livre, la fonction a tendance à être la même dans les systèmes de comptabilité hôtelière standard.
Les livres de ville contiennent généralement au moins quatre comptes. Le premier type de compte est mis en place pour les particuliers et les entreprises qui utilisent l'hôtel pour des réunions et des événements. Les fonds recueillis auprès de ces types de clients sont traités par le service de la comptabilité de l'hôtel, plutôt que par la réception. Habituellement, ces clients reçoivent une facture mensuelle ou une facture détaillant les frais associés à l'événement, plutôt que les frais d'un séjour à l'hôtel. Mariages, conférences, séminaires et réunions de groupe sont des exemples d’événements qui seraient suivis par ce compte dans le grand livre de la ville.
Sur cette même note, le second type de compte gère les transactions pour les cadres en déplacement. Si une entreprise a un compte ouvert auprès de l'hôtel permettant à l'un de ses employés de rester en ville, les transactions sont enregistrées dans le grand livre en tant que compte personnel de l'entreprise. Le service de la comptabilité facture généralement à la société les charges générées.
Un autre compte de grand livre de ville agit généralement comme un compte de dépôt de carte de crédit. Lorsqu'un client utilise une carte de crédit pour effectuer le paiement, le montant est transféré du grand livre des invités au grand livre de la ville pendant que l'hôtel attend que la société émettrice de la carte de crédit libère le paiement. Cela reflète le fait que le client ne séjourne plus à l'hôtel. Le compte ouvert ne peut donc pas rester à la réception. Une fois le client parti, le service de la comptabilité de l'hôtel est responsable de s'assurer que la compagnie de carte de crédit effectue le paiement.
Les clients qui ne règlent pas leurs factures lors de leur départ voient également les montants transférés sur un compte dans le grand livre de la ville. Le service de la comptabilité devient chargé d'engager les procédures de recouvrement à l'encontre de la personne ou d'assurer le suivi nécessaire. Cela garantit que le service hôtelier le plus apte à gérer un processus de collecte est affecté à la tâche.