Qu'est-ce qu'un grand livre de la ville?

Un grand livre de la ville, également appelé un grand livre de maison, est une méthode de comptabilité des hôtels pour suivre les transactions non proches.La comptabilité de l'hôtel est divisée en opérations de front-office et de back-office.Le front-office traite généralement avec les invités enregistrés et enregistre leurs transactions au grand livre des invités.L'argent que l'hôtel gère qui n'est pas attribuable à un client actuellement enregistré fait partie du grand livre de la ville et est géré par le service comptable dans le back-office.

Les systèmes comptables utilisent des livres pour collecter des comptes connexes.Un grand livre est une collection de comptes connexes qui suit l'argent qu'un hôtel apporte qui ne fait pas partie d'une transaction associée à un invité actuellement enregistré.Certains hôtels utilisent une terminologie différente pour le grand livre de la ville, l'appelant le grand livre de la maison ou le grand grand livre.Cependant, quel que soit le grand livre, la fonction a tendance à être la même dans les systèmes de comptabilité hôtelière standard.

Les registres de la ville contient généralement au moins quatre comptes.Le premier type de compte est mis en place pour les particuliers et les entreprises qui utilisent l'hôtel pour les réunions et les événements.L'argent collecté auprès de ces types de clients est traité par le service de comptabilité des hôtels, au lieu de la réception.Habituellement, ces clients reçoivent une facture ou une facture mensuelle qui détaille les frais associés à l'événement, plutôt que des frais d'un séjour à l'hôtel.Si une entreprise a un compte ouvert auprès de l'hôtel qui permet à l'un des employés de l'entreprise de rester pendant qu'il est en ville, les transactions sont enregistrées dans le grand livre en tant que compte de la maison de l'entreprise.Le service comptable facture généralement la société mensuellement pour les frais générés.

Un autre compte du grand livre de la ville agit généralement comme un compte de détention de cartes de crédit.Lorsqu'un invité utilise une carte de crédit pour effectuer le paiement, le montant est transféré du grand livre des clients au grand livre de la ville pendant que l'hôtel attend que la société de carte de crédit divulgue le paiement.Cela reflète le fait que le client ne séjourne plus à l'hôtel, donc le compte ouvert ne peut pas rester avec la réception.Une fois l'invité qui est parti, le service de comptabilité des hôtels est chargé de s'assurer que la société de carte de crédit retire le paiement.

Les invités qui ne parviennent pas à régler leurs factures lorsqu'ils partent ont également les montants transférés à un compte dans le grand livre de la ville.Le service comptable devient responsable de l'organisation de procédures de recouvrement contre la personne ou du suivi au besoin.Cela garantit que le département de l'hôtel qui est le plus en mesure de gérer un processus de collecte est affecté à la tâche.