Hvad er en by hovedbog?
En by Ledger, også kaldet en House Ledger, er et hotels regnskabsmetode til sporing af ikke-gæstetransaktioner. Hotelregnskab er opdelt i front-office og back-office-operationer. Frontkontoret omhandler typisk registrerede gæster og registrerer deres transaktioner til gæstens hovedbok. Penge, som hotellet håndterer, der ikke kan tilskrives en aktuelt registreret gæst, bliver en del af byens hovedbok og håndteres af regnskabsafdelingen i back office.
Regnskabssystemer bruger hovedbøger til at indsamle relaterede konti. En City Ledger er en samling af relaterede konti, der sporer penge, som et hotel bringer ind, som ikke er en del af en transaktion, der er forbundet med en aktuelt registreret gæst. Nogle hoteller bruger forskellige terminologier til byens hovedbok og kalder det husets hovedbok eller den ikke-gæstestok. Uanset hvad hovedbogen måtte kaldes, har funktionen imidlertid en tendens til at være den samme i standardhotelregnskabssystemer.
Byens hovedbøger indeholder typisk mindst fire kontos. Den første type konto er oprettet til enkeltpersoner og virksomheder, der bruger hotellet til møder og begivenheder. Penge indsamlet fra disse typer kunder behandles af hotellets regnskabsafdeling i stedet for receptionen. Normalt modtager disse kunder en månedlig regning eller faktura, der beskriver gebyrer, der er forbundet med begivenheden, snarere end gebyrer fra et hotelophold. Bryllupper, konferencer, seminarer og gruppemøder er eksempler på begivenheder, der vil blive sporet af denne konto i byens hovedbog.
På denne samme note håndterer den anden type konto transaktioner til rejsende ledere. Hvis et firma har en åben konto hos hotellet, der giver nogen af virksomhedens ansatte mulighed for at bo, mens de er i byen, registreres transaktionerne i hovedbogen som virksomheds huskonto. Regnskabsafdelingen fakturerer typisk virksomheden månedligt for de genererede gebyrer.
En anden by med hovedbok fungerer typisk som en kreditkortholdningskonto. Når en gæst bruger et kreditkort til at foretage betaling, overføres beløbet fra gæstens hovedbok til byens hovedbok, mens hotellet venter på, at kreditkortselskabet frigiver betaling. Dette afspejler det faktum, at gæsten ikke længere opholder sig på hotellet, så den åbne konto ikke kan forblive i receptionen. Når gæsten forlader, er hotellets regnskabsafdeling ansvarlig for at sikre sig, at kreditkortselskabet får betaling.
Gæster, der ikke klarer at afvikle deres regninger, når de forlader, har også de beløb, der er overført til en konto i byens hovedbok. Regnskabsafdelingen bliver ansvarlig for at indlede indsamlingsprocedurer mod personen eller følge op efter behov. Dette sikrer, at hotelafdelingen, der er mest i stand til at styre en indsamlingsproces, tildeles opgaven.