Hvad er en storbog?
En storbog, også kaldet en husbog, er et hotels regnskabsmetode til sporing af ikke-gæstetransaktioner. Hotelregnskab er opdelt i front-office og back-office operationer. Frontkontoret handler typisk med registrerede gæster og registrerer deres transaktioner til gæstebogen. Penge, som hotellet håndterer, som ikke kan henføres til en aktuelt registreret gæst, bliver en del af byhovedbogen og håndteres af regnskabsafdelingen i bagkontoret.
Regnskabssystemer bruger hovedbøger til at indsamle relaterede konti. En bybok er en samling relaterede konti, der sporer penge, et hotel indbringer, som ikke er en del af en transaktion, der er forbundet med en aktuelt registreret gæst. Nogle hoteller bruger forskellige terminologier til byhovedbogen, og kalder det husbogen eller hovedbogen til ikke-gæster. Uanset hvilken hovedbok der må kaldes, er funktionen imidlertid den samme i standardhotelsregnskabssystemer.
Byhovedbøger indeholder typisk mindst fire konti. Den første kontotype er indrettet til enkeltpersoner og virksomheder, der bruger hotellet til møder og begivenheder. Penge, der indsamles fra disse typer kunder, behandles af hotellets regnskabsafdeling i stedet for i receptionen. Normalt modtager disse kunder en månedlig faktura eller faktura, der angiver omkostninger, der er forbundet med begivenheden, snarere end gebyrer fra et hotelophold. Bryllupper, konferencer, seminarer og gruppemøder er eksempler på begivenheder, der vil blive sporet af denne beretning i byens hovedbok.
På samme note håndterer den anden kontotype transaktioner for rejsende ledere. Hvis en virksomhed har en åben konto på hotellet, der tillader nogen af virksomhedens ansatte at bo, mens de er i byen, registreres transaktionerne i hovedbogen som et selskabs huskonto. Regnskabsafdelingen fakturerer virksomheden typisk månedligt for de genererede omkostninger.
En anden bybokskonto fungerer typisk som en kreditkortholdekonto. Når en gæst bruger et kreditkort til at foretage betaling, overføres beløbet fra gæstebogen til byhovedbogen, mens hotellet venter på, at kreditkortselskabet frigiver betaling. Dette afspejler det faktum, at gæsten ikke længere opholder sig på hotellet, så den åbne konto ikke kan forblive i receptionen. Når gæsten rejser, er hotellets regnskabsafdeling ansvarlig for at sikre, at kreditkortselskabet indbetaler betaling.
Gæster, der ikke klarer at afregne deres regninger, når de forlader, får også beløb overført til en konto i byens hovedbok. Regnskabsafdelingen bliver ansvarlig for at indlede indsamlingsprocedurer mod personen eller følge op efter behov. Dette sikrer, at den hotelafdeling, der er mest i stand til at styre en indsamlingsproces, tildeles opgaven.