¿Qué es una carta de remesa?
También conocida como carta de envío o carta de tránsito, una carta de envío es un documento que se adjunta con un pago. El propósito de la carta es hacer referencia al motivo del pago o la remesa, así como proporcionar otra información que ayude al acreedor a registrar el recibo del pago correctamente. Si bien el contenido exacto de la carta variará según la naturaleza del acuerdo comercial y la costumbre local, hay algunos detalles básicos que se consideran esenciales para una carta de tránsito bien escrita.
Casi cualquier tipo de carta de envío incluirá tres piezas básicas de información. La carta identificará al remitente, a menudo incluyendo el nombre y la dirección postal del deudor. Junto con la información de contacto del remitente, también se hace referencia al nombre y la dirección del acreedor. Finalmente, el monto del pago adjunto también se incluye en el cuerpo de la carta.
También se pueden incluir otros tipos de información en el texto de la carta de envío. En muchas áreas, incluido el número de cuenta del deudor se considera apropiado, junto con una referencia a cualquier número de factura al que se debe aplicar el pago. También puede haber una referencia a los bienes o servicios que fueron comprados por el cliente, o una anotación de la fecha de vencimiento de la factura.
El formato general para una carta de envío es breve y al grano. A menudo, la carta comienza con la fecha de la correspondencia, seguida del nombre y la dirección postal del destinatario. Mediante un simple saludo, el remitente detalla en uno o dos párrafos el motivo del pago y cualquier dato que ayude al destinatario a aplicar el pago correctamente. Sigue un cierre estándar, acompañado de la firma del remitente. Si la dirección de correo del remitente se incluye en la carta, normalmente aparece después de la firma, al final del documento.
Si bien una carta de remesas todavía se usa a menudo en situaciones comerciales formales, como cuando un banco envía un cheque a otro banco, esta forma de correspondencia ha sido reemplazada en gran medida por lo que se conoce como el recibo de envío . El recibo es simplemente una sección perforada de una factura que se puede separar y devolver con el pago. Los datos como los números de cuenta y las fechas de vencimiento se imprimen previamente en el recibo, lo que hace innecesario que el remitente haga referencia a esa información. Por lo general, hay espacio en el recibo para que el remitente escriba información como el número del cheque o la fecha del pago