Hvad er et overførselsbrev?
Et kendelsesbrev er også et dokument, der er vedlagt en betaling. Formålet med brevet er at henvise til årsagen til betaling eller overførsel samt at give andre oplysninger, der vil hjælpe kreditor med at registrere korrekt modtagelse af betalingen. Mens det nøjagtige indhold af brevet varierer afhængigt af arten af forretningsordningen og lokal skik, er der et par grundlæggende detaljer, der anses for vigtige for et velskrevet transitbrev.
Næsten enhver form for overførselsbrev vil indeholde tre grundlæggende oplysninger. Brevet identificerer afsenderen ofte ved at inkludere debitors navn og postadresse. Sammen med afsenderens kontaktoplysninger henvises også til kreditorens navn og adresse. Endelig er beløbet for den lukkede betaling også inkluderet i brevet.
Andre typer oplysninger kan også inkluderes i teksten til overførselsbrevet. På mange områder betragtes debitors kontonummer som passende, sammen med en henvisning til ethvert fakturanummer, som betalingen skal anvendes til. Der kan også være en henvisning til de varer eller tjenester, der er købt af kunden, eller en notering af den dato, hvor fakturaen forfalder.
Det overordnede format for et overførselsbrev er kort og til det punkt. Ofte begynder brevet med datoen for korrespondancen, efterfulgt af modtagerens navn og postadresse. Ved hjælp af en simpel hilsen specificerer afsenderen i et eller to afsnit årsagen til betalingen og alle data, der hjælper modtageren med at anvende betalingen korrekt. En standardafslutning følger med ledsaget af afsenderen. Hvis afsenderens postadresse er inkluderet i brevet, vises den normalt efter underskriften i slutningen af dokumentet.
Mens et overførselsbrev stadig ofte bruges i formelle forretningssituationer, såsom når en bank videresendes en check til en anden bank, er denne form for korrespondance stort set erstattet af det, der kaldes overførselsdel . Slippet er simpelthen et perforeret afsnit på en faktura, der kan fjernes og returneres med betalingen. Data som kontonumre og forfaldsdatoer er fortrykt på slippen, hvilket gør det unødvendigt for afsenderen at henvise til disse oplysninger. Der er normalt plads på slippen for afsenderen til at skrive oplysninger som checknummer eller betalingsdato