Vad är ett överföringsbrev?

Även känd som en överföringsbrev eller ett transitbrev är ett överföringsbrev ett dokument som är inneslutet med en betalning. Syftet med brevet är att hänvisa till orsaken till betalningen eller överföringen, samt tillhandahålla annan information som hjälper borgenären att registrera mottagandet av betalningen korrekt. Även om det exakta innehållet i brevet kommer att variera beroende på arten av affärsarrangemanget och lokal sed, finns det några grundläggande detaljer som anses vara väsentliga för ett välskrivet transitbrev.

Nästan alla typer av överföringsbrev kommer att innehålla tre grundläggande informationsdelar. Brevet kommer att identifiera avsändaren, ofta genom att inkludera gäldenärens namn och postadress. Tillsammans med avsändarens kontaktinformation hänvisas också namnet och adressen på borgenären. Slutligen ingår också beloppet för den slutna betalningen i bokstaven.

Andra typer av information kan också inkluderas i texten of Remittansbrevet. Inom många områden, inklusive gäldenärens kontonummer anses vara korrekt, tillsammans med en hänvisning till eventuella fakturor som betalningen ska tillämpas. Det kan också finnas en hänvisning till varorna eller tjänsterna som köpts av kunden, eller en notering av det datum då fakturan förfaller.

Det övergripande formatet för en överföringsbrev är kort och till punkten. Ofta börjar brevet med korrespondensdagen, följt av mottagarens namn och postadress. Med hjälp av en enkel hälsning är avsändarinformationen i ett eller två stycken orsaken till betalningen och all information som hjälper mottagaren att tillämpa betalningen korrekt. En standardstängning följer, åtföljd av avsändarens signatur. Om postadressen för avsändaren ingår i brevet visas den normalt efter signaturen, i slutet av dokumentetnt.

Medan ett överföringsbrev fortfarande används ofta i formella affärssituationer, till exempel när en bank vidarebefordras en check till en annan bank, har denna form av korrespondens till stor del ersatts av det som kallas remittansslip . Slipan är helt enkelt en perforerad del av en faktura som kan lossas och returneras med betalningen. Data som kontonummer och förfallodatum är förtryckta på slipen, vilket gör det onödigt för avsändaren att referera till den informationen. Det finns vanligtvis utrymme på slipen för avsändaren att skriva i information som kontrollnumret eller datumet för betalningen