Vad är ett remitteringsbrev?
Även känd som ett överlåtelsebrev eller ett transitbrev, är ett överlåtelsebrev ett dokument som är bifogat en betalning. Syftet med brevet är att hänvisa till orsaken till betalningen eller remitteringen, samt att tillhandahålla annan information som hjälper borgenären att registrera mottagandet av betalningen på rätt sätt. Medan det exakta innehållet i brevet varierar beroende på affärsarrangemangets art och lokala sedvänjor, finns det några grundläggande detaljer som anses nödvändiga för en välskriven transiteringsbrev.
Nästan alla typer av överföringsbrev kommer att innehålla tre grundläggande information. Brevet identifierar avsändaren, ofta genom att inkludera gäldenärens namn och postadress. Tillsammans med avsändarens kontaktinformation hänvisas också till borgenärens namn och adress. Slutligen ingår även beloppet på den bifogade betalningen i skrivarens huvuddel.
Andra typer av information kan också inkluderas i texten till betalningsbrevet. På många områden anses gäldenärens kontonummer vara korrekt, tillsammans med en hänvisning till fakturanummer som betalningen ska tillämpas på. Det kan också finnas en hänvisning till de varor eller tjänster som köpts av kunden, eller en notering av datum då fakturan är förfallen.
Det övergripande formatet för ett överföringsbrev är kort och tydligt. Ofta börjar brevet med korrespondensdatum, följt av mottagarens namn och postadress. Med hjälp av en enkel hälsning beskriver avsändaren i ett eller två stycken orsaken till betalningen och all information som hjälper mottagaren att tillämpa betalningen på rätt sätt. En standardavslutning följer, tillsammans med avsändarens signatur. Om avsändarens postadress ingår i brevet, visas den normalt efter signaturen, i slutet av dokumentet.
Medan ett överlåtelsebrev fortfarande ofta används i formella affärssituationer, till exempel när en bank överlämnas en check till en annan bank, har denna form av korrespondens till stor del ersatts av vad som kallas överföringssked . Slipan är helt enkelt en perforerad del av en faktura som kan tas bort och returneras med betalningen. Uppgifter som kontonummer och förfallodatum skrivs ut på förutsättningen, vilket gör det onödigt för avsändaren att hänvisa till den informationen. Det finns vanligtvis utrymme på avsändaren för avsändaren att skriva in information som checknummer eller betalningsdatum