Che cos'è una lettera di rimessa?
Conosciuta anche come lettera di rimessa o lettera di transito, una lettera di rimessa è un documento che è allegato a un pagamento. Lo scopo della lettera è di fare riferimento al motivo del pagamento o della rimessa, nonché di fornire altre informazioni che aiuteranno il creditore a registrare correttamente la ricevuta del pagamento. Mentre il contenuto esatto della lettera varierà a seconda della natura dell'accordo commerciale e delle consuetudini locali, ci sono alcuni dettagli di base che sono considerati essenziali per una lettera di transito ben scritta.
Quasi ogni tipo di lettera di rimessa includerà tre informazioni di base. La lettera identificherà il mittente, spesso includendo il nome e l'indirizzo postale del debitore. Insieme alle informazioni di contatto del mittente, si fa riferimento anche al nome e all'indirizzo del creditore. Infine, anche l'importo del pagamento allegato è incluso nel corpo della lettera.
Altri tipi di informazioni possono anche essere inclusi nel testo della lettera di rimessa. In molte aree, compreso il numero di conto del debitore è considerato corretto, insieme a un riferimento a qualsiasi numero di fattura a cui deve essere applicato il pagamento. Potrebbe inoltre esserci un riferimento ai prodotti o servizi acquistati dal cliente o una notazione della data di scadenza della fattura.
Il formato generale per una lettera di rimessa è breve e pertinente. Spesso, la lettera inizia con la data della corrispondenza, seguita dal nome e dall'indirizzo postale del destinatario. Utilizzando un semplice saluto, il mittente specifica in uno o due paragrafi il motivo del pagamento e tutti i dati che aiuteranno il destinatario ad applicare correttamente il pagamento. Segue una chiusura standard, accompagnata dalla firma del mittente. Se l'indirizzo postale per il mittente è incluso nella lettera, appare normalmente dopo la firma, alla fine del documento.
Mentre una lettera di rimessa viene ancora spesso utilizzata in situazioni aziendali formali, come quando una banca viene inoltrata un assegno a un'altra banca, questa forma di corrispondenza è stata in gran parte sostituita da quella che è nota come distinta di rimessa . La distinta è semplicemente una sezione perforata di una fattura che può essere staccata e restituita con il pagamento. Dati come numeri di conto e date di scadenza sono prestampati sulla distinta, rendendo superfluo il riferimento da parte del mittente a tali informazioni. Di solito sul mittente è possibile che il mittente scriva informazioni come il numero dell'assegno o la data del pagamento