Wat is een overmakingsbrief?

Ook bekend als een overschrijvingsbrief of een doorvoerbrief, is een overschrijvingsbrief een document dat bij een betaling is gevoegd. Het doel van de brief is om te verwijzen naar de reden voor de betaling of overmaking, en om andere informatie te verstrekken die de schuldeiser helpt bij het correct registreren van de ontvangst van de betaling. Hoewel de exacte inhoud van de brief zal variëren, afhankelijk van de aard van de zakelijke regeling en de lokale gewoonten, zijn er enkele basisgegevens die als essentieel worden beschouwd voor een goed geschreven transportbrief.

Zowat elke vorm van overmakingsbrief zal drie basisinformatie bevatten. In de brief wordt de afzender geïdentificeerd, vaak met de naam en het postadres van de schuldenaar. Naast de contactgegevens van de afzender wordt ook naar de naam en het adres van de schuldeiser verwezen. Ten slotte is het bedrag van de bijgevoegde betaling ook opgenomen in de hoofdtekst van de brief.

Andere soorten informatie kunnen ook worden opgenomen in de tekst van de overschrijvingsbrief. Op veel gebieden wordt het rekeningnummer van de schuldenaar als correct beschouwd, samen met een verwijzing naar elk factuurnummer waarop de betaling moet worden toegepast. Er kan ook een verwijzing zijn naar de goederen of diensten die door de klant zijn gekocht, of een notatie van de datum waarop de factuur moet worden betaald.

Het algemene formaat voor een overmakingsbrief is kort en bondig. Vaak begint de brief met de datum van de correspondentie, gevolgd door de naam en het postadres van de ontvanger. Met behulp van een eenvoudige aanhef geeft de afzender in een of twee paragrafen de reden voor de betaling weer en alle gegevens die de ontvanger helpen de betaling correct toe te passen. Een standaard sluiting volgt, vergezeld van de handtekening van de afzender. Als het postadres voor de afzender in de brief is opgenomen, verschijnt dit normaal gesproken na de handtekening, aan het einde van het document.

Hoewel een overmakingsbrief nog steeds vaak wordt gebruikt in formele zakelijke situaties, zoals wanneer een bank een cheque naar een andere bank wordt doorgestuurd, is deze vorm van correspondentie grotendeels vervangen door wat bekend staat als de overmakingsbon . De slip is gewoon een geperforeerd deel van een factuur dat kan worden losgemaakt en teruggestuurd met de betaling. Gegevens zoals rekeningnummers en vervaldatums worden vooraf op de bon afgedrukt, waardoor de afzender niet naar die informatie hoeft te verwijzen. Er is meestal ruimte op de bon voor de afzender om informatie in te voeren, zoals het chequenummer of de datum van de betaling