Hva er et overføringsbrev?

Også kjent som et overføringsbrev eller et transittbrev, er et overføringsbrev et dokument som er vedlagt en betaling. Hensikten med brevet er å referere til årsaken til betaling eller overføring, samt levere annen informasjon som vil hjelpe kreditor med å registrere mottak av betalingen på riktig måte. Selv om det nøyaktige innholdet i brevet vil variere avhengig av arten av forretningsarrangementet og lokal skikk, er det noen få grunnleggende detaljer som anses som essensielle for et velskrevet transittbrev.

Omtrent alle slags overføringsbrev vil inneholde tre grunnleggende informasjonsstykker. Brevet vil identifisere avsenderen, ofte ved å inkludere skyldnerens navn og postadresse. Sammen med avsenderens kontaktinformasjon blir det også referert til navn og adresse. Til slutt er beløpet for den vedlagte betalingen også inkludert i bokstaven.

Andre typer informasjon kan også inkluderes i teksten of Overføringsbrevet. På mange områder, inkludert kontonummeret til skyldneren anses som riktig, sammen med en henvisning til ethvert fakturanummer som betalingen skal brukes til. Det kan også være en henvisning til varene eller tjenestene som ble kjøpt av kunden, eller en notasjon av datoen da fakturaen forfaller.

Det overordnede formatet for et overføringsbrev er kort og til poenget. Ofte begynner brevet med datoen for korrespondansen, etterfulgt av mottakerens navn og postadresse. Ved å bruke en enkel hilsen, beskriver avsenderen i ett eller to avsnitt årsaken til betalingen, og eventuelle data som vil hjelpe mottakeren å anvende betalingen på riktig måte. En standard stenging følger, ledsaget av avsenderens signatur. Hvis postadressen for avsenderen er inkludert i brevet, vises det normalt etter signaturen, på slutten av dokumentetnt.

Mens et overføringsbrev fremdeles ofte brukes i formelle forretningssituasjoner, for eksempel når en bank blir videresendt en sjekk til en annen bank, har denne formen for korrespondanse i stor grad blitt erstattet av det som er kjent som remittance slip . Slippen er ganske enkelt en perforert del av en faktura som kan løsrives og returneres med betalingen. Data som kontonumre og forfallsdatoer er forhånds trykket på glippen, noe som gjør det unødvendig for avsenderen å referere til denne informasjonen. Det er vanligvis plass på glippen for avsenderen å skrive i informasjon som sjekknummeret eller datoen for betalingen