Hva er et remitteringsbrev?

Også kjent som et overføringsbrev eller et transittbrev, er et overføringsbrev et dokument som er vedlagt en betaling. Hensikten med brevet er å referere til årsaken til betaling eller overføring, samt gi annen informasjon som vil hjelpe kreditor i å registrere mottakelsen av betalingen på riktig måte. Mens det nøyaktige innholdet i brevet vil variere avhengig av arten av forretningsordningen og lokal skikk, er det noen få grunnleggende detaljer som anses som viktige for et velskrevet transittbrev.

Omtrent hvilken som helst form for overføringsbrev vil inneholde tre grunnleggende opplysninger. Brevet vil identifisere avsenderen, ofte ved å inkludere skyldnerens navn og postadresse. Sammen med avsenderens kontaktinformasjon henvises det også til kreditorens navn og adresse. Endelig er beløpet på den vedlagte betalingen også inkludert i brevet.

Andre typer informasjon kan også være inkludert i teksten til overføringsbrevet. På mange områder anses skyldnerens kontonummer å være riktig, sammen med en henvisning til ethvert fakturanummer som betalingen skal brukes til. Det kan også være en henvisning til varene eller tjenestene som ble kjøpt av kunden, eller en notering av datoen da fakturaen forfaller.

Det generelle formatet for et overføringsbrev er kort og poenget. Ofte begynner brevet med datoen for korrespondansen, etterfulgt av mottakerens navn og postadresse. Ved å bruke en enkel hilsen, beskriver avsenderen i ett eller to ledd årsaken til betalingen, og data som vil hjelpe mottakeren til å bruke betalingen riktig. En standard lukking følger, ledsaget av signaturen til avsenderen. Hvis postadressen til avsenderen er inkludert i brevet, vises den normalt etter signaturen, på slutten av dokumentet.

Mens et overføringsbrev fremdeles ofte brukes i formelle forretningssituasjoner, for eksempel når en bank blir videresendt en sjekk til en annen bank, har denne formen for korrespondanse i stor grad blitt erstattet av det som kalles overføringsslippen . Slippen er ganske enkelt en perforert del av en faktura som kan tas fra og returneres med betalingen. Data som kontonummer og forfallsdato trykkes på forhånd på slippen, noe som gjør det unødvendig for avsenderen å henvise til den informasjonen. Det er vanligvis rom på slippen for avsenderen til å skrive inn informasjon som sjekknummer eller datoen for betalingen