Qu'est-ce qu'une lettre de remise?

Également appelée lettre de versement ou lettre de transit, une lettre de remise est un document joint à un paiement. Le but de la lettre est d'indiquer le motif du paiement ou de la remise, ainsi que de fournir d'autres informations qui aideront le créancier à enregistrer correctement la réception du paiement. Bien que le contenu exact de la lettre varie en fonction de la nature de l’accord commercial et de la coutume locale, certains détails de base sont considérés essentiels pour une lettre de transit bien écrite.

À peu près n'importe quel type de lettre de versement comprendra trois informations de base. La lettre identifiera l'expéditeur, souvent en incluant le nom et l'adresse postale du débiteur. Outre les coordonnées de l'expéditeur, le nom et l'adresse du créancier sont également référencés. Enfin, le montant du paiement ci-joint est également inclus dans le corps de la lettre.

D'autres types d'informations peuvent également être inclus dans le texte de la lettre de remise. Dans de nombreux domaines, le numéro de compte du débiteur est considéré comme approprié, ainsi qu'une référence à tout numéro de facture auquel le paiement doit être appliqué. Il peut également y avoir une référence aux biens ou services achetés par le client, ou une indication de la date à laquelle la facture est due.

Le format général d'une lettre de versement est bref et précis. Souvent, la lettre commence par la date de la correspondance, suivie du nom et de l'adresse postale du destinataire. À l'aide d'une simple salutation, l'expéditeur donne, dans un ou deux paragraphes, la raison du paiement et toutes les données qui aideront le destinataire à appliquer correctement le paiement. Une fermeture standard suit, accompagnée de la signature de l'expéditeur. Si l'adresse postale de l'expéditeur est incluse dans la lettre, elle apparaît normalement après la signature, à la fin du document.

Bien qu'une lettre de paiement soit encore souvent utilisée dans des situations professionnelles formelles, par exemple lorsqu'une banque reçoit un chèque à une autre banque, cette forme de correspondance a été largement remplacée par ce que l'on appelle le bordereau de paiement . Le bordereau est simplement une section perforée d’une facture qui peut être détachée et renvoyée avec le paiement. Les données telles que les numéros de compte et les dates d'échéance sont préimprimées sur le bordereau, ce qui évite à l'expéditeur de faire référence à cette information. L’expéditeur a généralement de la place sur le bordereau pour inscrire des informations telles que le numéro du chèque ou la date du paiement.