¿Qué es un plan responsable?
Un plan responsable es un mecanismo para reembolsar a los empleados que incurren en gastos relacionados con el trabajo. Si el plan se administra adecuadamente, se maneja de manera especial para los impuestos. Para empleadores y empleados por igual, existen distintas ventajas de establecer reembolsos bajo un plan responsable. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los gastos reclamados bajo el plan están sujetos a escrutinio, ya que las autoridades fiscales desconfían de los gastos comerciales utilizados para las deducciones fiscales.
Según un plan responsable, cuando los empleados gastan dinero en suministros y actividades relacionadas con el trabajo y el empleador los compensa, el dinero no se considera parte de los ingresos del empleado, y el empleado no paga impuestos sobre él. El empleador trata los gastos como una deducción de impuestos. Para ambas partes, este acuerdo puede ser muy beneficioso. Sin un plan responsable, el empleador tendría que tratar los reembolsos como salarios a efectos fiscales, y el empleado tendría que pagar impuestos sobre ellos.
Tres características deben estar presentes para que algo sea un plan responsable. La primera es que los empleados deben ser reembolsados por los gastos permitidos. Pagar una habitación de hotel en una conferencia sería un ejemplo de gasto comercial legítimo. Sin embargo, comprar boletos para una obra de teatro mientras estaba en la conferencia no contaría bajo el plan responsable a menos que asistir a la obra fuera necesario por una razón de trabajo.
También debe haber un método para registrar e informar gastos bajo el plan contable. Esto incluye enviar recibos y declaraciones de gastos cuidadosamente documentadas, registrar el kilometraje, producir declaraciones de tarjetas de crédito para demostrar qué tarjeta de crédito se utilizó para pagar un gasto, etc. Finalmente, si los empleadores reciben reembolsos excesivos, como por ejemplo si un empleado recibe efectivo por adelantado para un viaje, el dinero adicional debe devolverse de manera oportuna. La documentación mantenida por el empleado debe demostrar que los fondos fueron sobrantes.
Esencialmente, el plan de gastos de bolsillo sigue las mismas reglas que las personas deben seguir al tomar deducciones por gastos en los que incurren personalmente. Los gastos deben ser legítimos y documentados, con un rastro claro de información que muestre dónde, cuándo, cómo y por qué se gastó el dinero. Las autoridades fiscales pueden optar por auditar esta información y pueden decidir que algunos de los gastos reclamados no son legítimos y no deberían haberse clasificado bajo el plan contable. Las personas pueden evitar problemas de papeleo y reducir el riesgo de auditorías consultando a un contador para obtener más información sobre los gastos permitidos.