¿Qué es un plan responsable?
Un plan responsable es un mecanismo para reembolsar a los empleados que incurren en gastos relacionados con el trabajo. Si el plan se administra correctamente, se maneja de manera especial para impuestos. Tanto para los empleadores como para los empleados, existen ventajas distintas de establecer reembolsos bajo un plan responsable. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los gastos reclamados en virtud del plan están sujetos a escrutinio, ya que las autoridades fiscales desconfían de los gastos comerciales utilizados para las deducciones fiscales.
bajo un plan responsable, cuando los empleados gastan dinero en suministros y actividades relacionadas con el trabajo y el empleador los compensa, el dinero no se considera parte de los ingresos del empleado y el empleado no paga impuestos sobre la TI. El empleador trata los gastos como una deducción fiscal. Para ambas partes, este acuerdo puede ser muy beneficioso. Sin un plan responsable, el empleador tendría que tratar los reembolsos como salarios a efectos fiscales, y el empleado necesitaría pagar impuestos sobre ellos.
tres caracteresLas teristics deben estar presentes para que algo sea un plan responsable. La primera es que los empleados deben ser reembolsados por gastos que sean permitidos. Pagar por una habitación de hotel mientras esté en una conferencia sería un ejemplo de gastos comerciales legítimos. Sin embargo, comprar boletos para una obra de teatro mientras esté en la conferencia no contaría bajo el plan responsable a menos que asistir a la obra fuera requerida por un motivo de trabajo.
También debe haber un método para registrar e informar los gastos bajo el plan responsable. Esto incluye enviar recibos y estados de gastos cuidadosamente documentados, registrar el kilometraje, producir estados de tarjeta de crédito para demostrar qué tarjeta de crédito se utilizó para pagar un gasto, y así sucesivamente. Finalmente, si los empleadores reciben reembolsos excesivos, como por ejemplo, si un empleado recibe efectivo con anticipación para un viaje, el dinero extra debe ser devuelto de manera oportuna. El documentoTion mantenido por el empleado debe demostrar que los fondos estaban sobrantes.
Esencialmente, el plan de gastos de bolsillo sigue las mismas reglas que las personas deben seguir al tomar deducciones por gastos en los que incurren personalmente. Los gastos deben ser legítimos y documentados, con un rastro claro de información que muestra dónde, cuándo, cómo y por qué se gastó dinero. Las autoridades fiscales pueden optar por auditar esta información y pueden decidir que algunos de los gastos reclamados no son legítimos y no deberían haberse clasificado en virtud del plan responsable. Las personas pueden evitar problemas de papeleo y reducir el riesgo de auditorías consultando a un contador para obtener más información sobre los gastos permitidos.