Co je zodpovědný plán?

Odpovědný plán je mechanismus proplácení zaměstnanců, kterým vzniknou výdaje spojené s prací. Pokud je plán spravován správně, je s ním nakládáno zvláštním způsobem pro daně. Pro zaměstnavatele i zaměstnance existují zřetelné výhody, pokud jde o stanovení náhrad v rámci odpovědného plánu. Je však třeba si uvědomit, že výdaje nárokované v rámci plánu podléhají kontrole, protože daňové úřady si dávají pozor na obchodní výdaje použité na odpočty daně.

Podle odpovědného plánu, kdy zaměstnanci utrácejí peníze za pracovní činnosti a činnosti a zaměstnavatel je kompenzuje, peníze se nepovažují za součást příjmu zaměstnance a zaměstnanec z toho neplatí daně. Zaměstnavatel považuje výdaje za odpočet daně. Pro obě strany může být toto uspořádání velmi prospěšné. Bez odpovědného plánu by zaměstnavatel musel proplácet platby jako mzdy pro daňové účely a zaměstnanec by za ně musel platit daně.

Aby něco mohlo být odpovědným plánem, musí existovat tři charakteristiky. První je, že zaměstnancům musí být proplaceny výdaje, které jsou přípustné. Platba za hotelový pokoj na konferenci by byla příkladem legitimních obchodních nákladů. Nákup vstupenek na hru během konference by se však do plánu odpovědnosti nezapočítával, pokud by se účast na hře nevyžadovala z pracovního důvodu.

Musí existovat také metoda pro protokolování a vykazování výdajů v rámci odpovědného plánu. To zahrnuje odesílání potvrzení a pečlivě zdokumentovaných výkazů výdajů, zaznamenávání najetých kilometrů, vytváření výpisů z kreditních karet, které prokazují, která kreditní karta byla použita k úhradě nákladů atd. A konečně, pokud jsou zaměstnavatelům poskytovány nadměrné náhrady, jako například pokud zaměstnanec dostane hotovost předem na cestu, musí být dodatečné peníze vráceny včas. Dokumentace vedená zaměstnancem by měla prokázat, že prostředky zůstaly.

Plán výdajů mimo kapsu se v zásadě řídí stejnými pravidly, která lidé musí dodržovat při odečítání výdajů, které osobně vynaloží. Výdaje musí být legitimní a zdokumentované a musí obsahovat jasné informace o tom, kde, kdy, jak a proč byly peníze utraceny. Daňové úřady se mohou rozhodnout tyto informace prověřit a mohou se rozhodnout, že některé z nárokovaných výdajů nejsou legitimní a neměly být zařazeny do plánu odpovědnosti. Lidé se mohou vyhnout problémům s papírováním a snížit riziko auditů konzultováním s účetním, aby zjistili více o přípustných nákladech.