Vad är en redovisningsplan?

En redovisningsplan är en mekanism för att ersätta anställda som har arbetsrelaterade utgifter. Om planen administreras korrekt hanteras den på ett speciellt sätt för skatter. För både arbetsgivare och anställda finns det distinkta fördelar med att skapa ersättningar enligt en ansvarsskyldig plan. Det är dock viktigt att vara medveten om att de utgifter som krävs enligt planen är föremål för granskning, eftersom skattemyndigheterna är försiktiga med affärsutgifter som används för skatteavdrag.

Enligt en ansvarsskyldig plan, när anställda spenderar pengar på arbetsrelaterade förnödenheter och aktiviteter och arbetsgivaren kompenserar dem, betraktas inte pengarna som en del av den anställdes inkomst och arbetstagaren betalar inte skatter för dem. Arbetsgivaren behandlar utgifterna som ett skatteavdrag. För båda parter kan detta arrangemang vara mycket fördelaktigt. Utan en ansvarsskyldig plan skulle arbetsgivaren behöva behandla ersättningar som lön för skatteändamål och arbetstagaren skulle behöva betala skatter på dem.

Tre egenskaper måste finnas för att något ska kunna bli en ansvarsfull plan. Den första är att anställda måste ersättas för tillåtna utgifter. Att betala för ett hotellrum på en konferens skulle vara ett exempel på en legitim företagskostnad. Att köpa biljetter till en pjäs under konferensen räknade dock inte under den ansvariga planen såvida det inte var nödvändigt att delta i spelet av ett arbetsskäl.

Det måste också finnas en metod för loggning och rapportering av utgifter under den redovisningsplanen. Detta inkluderar att skicka in kvitton och noggrant dokumenterade kostnadsredovisningar, logga körsträcka, producera kreditkortsuppgifter för att visa vilket kreditkort som användes för att betala för en kostnad, och så vidare. Slutligen, om arbetsgivarna får för mycket återbetalningar, till exempel om en anställd får kontanter i förväg för en resa, måste de extra pengarna återlämnas i tid. Dokumentationen som lagras av den anställda bör visa att det fanns kvar rester.

I grund och botten följer utgiftsplanen för samma sak samma regler som människor måste följa när de tar avdrag för utgifter de personligen har. Utgifterna måste vara legitima och dokumenterade, med ett tydligt spår av information som visar var, när, hur och varför pengar spenderades. Skattemyndigheterna kan välja att granska denna information och de kan besluta att vissa av de fordringar som krävs inte är legitima och inte borde ha klassificerats enligt den redovisningsplanen. Människor kan undvika pappersarbetsproblem och minska risken för revisioner genom att konsultera en revisor för att ta reda på mer om tillåtna utgifter.