O que é um plano responsável?

Um plano responsável é um mecanismo para reembolsar os funcionários que incorrem em despesas relacionadas ao trabalho. Se o plano for administrado corretamente, ele será tratado de maneira especial por impostos. Para empregadores e funcionários, há vantagens distintas em estabelecer reembolsos sob um plano responsável. É importante estar ciente, no entanto, que as despesas reivindicadas nos termos do plano estejam sujeitas a escrutínio, pois as autoridades fiscais têm cuidado com as despesas comerciais usadas para deduções fiscais. O empregador trata as despesas como uma dedução fiscal. Para ambas as partes, esse arranjo pode ser muito benéfico. Sem um plano responsável, o empregador teria que tratar os reembolsos como salários para fins fiscais, e o funcionário precisaria pagar impostos sobre eles.

Três personagensAs terísticas devem estar presentes para que algo seja um plano responsável. A primeira é que os funcionários devem ser reembolsados ​​por despesas permitidas. Pagar por um quarto de hotel durante uma conferência seria um exemplo de uma despesa comercial legítima. Comprar ingressos para uma peça enquanto estava na conferência, no entanto, não contaria no plano responsável, a menos que participar da peça fosse necessário por um motivo de trabalho.

Também deve haver um método para registrar e relatar despesas sob o plano responsável. Isso inclui o envio de recibos e declarações de despesas cuidadosamente documentadas, milhagem de registro, produção de extratos de cartão de crédito para demonstrar qual cartão de crédito foi usado para pagar por uma despesa e assim por diante. Finalmente, se os empregadores receberem reembolsos em excesso, como por exemplo, se um funcionário receber dinheiro com antecedência para uma viagem, o dinheiro extra deverá ser devolvido em tempo hábil. O documentoAção mantida pelo funcionário deve demonstrar que os fundos eram restantes.

Essencialmente, o plano de despesas diretamente segue as mesmas regras que as pessoas precisam seguir ao fazer deduções para as despesas que sofrem pessoalmente. As despesas devem ser legítimas e documentadas, com uma clara trilha de informações mostrando onde, quando, como e por que o dinheiro foi gasto. As autoridades fiscais podem optar por auditar essas informações e podem decidir que algumas das despesas reivindicadas não são legítimas e não devem ter sido classificadas sob o plano responsável. As pessoas podem evitar problemas de papelada e reduzir o risco de auditorias consultando um contador para descobrir mais sobre despesas permitidas.