O que é um plano responsável?
Um plano responsável é um mecanismo para reembolsar funcionários que incorrem em despesas relacionadas ao trabalho. Se o plano for administrado adequadamente, ele será tratado de maneira especial por impostos. Para empregadores e funcionários, existem vantagens distintas na criação de reembolsos sob um plano de prestação de contas. É importante estar ciente, no entanto, de que as despesas reivindicadas sob o plano estão sujeitas a exame minucioso, pois as autoridades fiscais são cautelosas quanto às despesas comerciais usadas para deduções fiscais.
De acordo com um plano responsável, quando os funcionários gastam dinheiro em suprimentos e atividades relacionadas ao trabalho e o empregador as recompensa, o dinheiro não é considerado parte da renda do funcionário e o empregado não paga impostos. O empregador trata as despesas como uma dedução de imposto. Para ambas as partes, esse arranjo pode ser muito benéfico. Sem um plano responsável, o empregador teria que tratar os reembolsos como salários para fins fiscais, e o empregado precisaria pagar impostos sobre eles.
Três características devem estar presentes para que algo seja um plano responsável. A primeira é que os funcionários devem ser reembolsados por despesas permitidas. Pagar por um quarto de hotel durante uma conferência seria um exemplo de despesa comercial legítima. A compra de ingressos para uma peça durante a conferência, no entanto, não será contabilizada conforme o plano de prestação de contas, a menos que a participação na peça seja necessária por uma razão de trabalho.
Também deve haver um método para registrar e reportar despesas no plano de prestação de contas. Isso inclui o envio de recibos e extratos de despesas cuidadosamente documentados, registro de milhas, produção de extratos de cartão de crédito para demonstrar qual cartão de crédito foi usado para pagar uma despesa e assim por diante. Finalmente, se os empregadores receberem reembolsos em excesso, como, por exemplo, se um funcionário receber dinheiro antecipadamente para uma viagem, o dinheiro extra deverá ser devolvido em tempo hábil. A documentação mantida pelo funcionário deve demonstrar que os fundos foram remanescentes.
Essencialmente, o plano de despesas desembolsado segue as mesmas regras que as pessoas devem seguir ao deduzir as despesas incorridas pessoalmente. As despesas devem ser legítimas e documentadas, com uma trilha clara de informações mostrando onde, quando, como e por que o dinheiro foi gasto. As autoridades fiscais podem optar por auditar essas informações e podem decidir que algumas das despesas reivindicadas não são legítimas e não deveriam ter sido classificadas no plano de prestação de contas. As pessoas podem evitar problemas de papelada e reduzir o risco de auditorias consultando um contador para saber mais sobre as despesas permitidas.