Co to jest plan rozliczeniowy?
Plan rozliczalny to mechanizm zwrotu kosztów pracownikom, którzy ponoszą wydatki związane z pracą. Jeśli plan jest właściwie zarządzany, jest traktowany w specjalny sposób dla podatków. Zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, istnieją wyraźne zalety ustanawiania zwrotów w ramach planu rozliczeniowego. Należy jednak pamiętać, że wydatki zgłoszone w ramach planu podlegają kontroli, ponieważ organy podatkowe obawiają się wydatków biznesowych wykorzystywanych do odliczeń podatkowych.
Zgodnie z rozliczalnym planem, gdy pracownicy wydają pieniądze na dostawy i działania związane z pracą, a pracodawca je rekompensuje, pieniądze te nie są uważane za część dochodu pracownika, a pracownik nie płaci od niego podatków. Pracodawca traktuje wydatki jako odliczenie podatku. Dla obu stron takie rozwiązanie może być bardzo korzystne. Bez rozliczalnego planu pracodawca musiałby traktować zwroty jako wynagrodzenie do celów podatkowych, a pracownik musiałby płacić od nich podatki.
Aby coś było planem rozliczalnym, muszą istnieć trzy cechy. Po pierwsze, pracownicy muszą otrzymać zwrot kosztów, które są dopuszczalne. Płacenie za pokój hotelowy podczas konferencji byłoby przykładem uzasadnionego wydatku biznesowego. Kupowanie biletów na spektakl podczas konferencji nie byłoby jednak brane pod uwagę w ramach rozliczalnego planu, chyba że wzięcie udziału w spektaklu było wymagane z przyczyn związanych z pracą.
Musi także istnieć metoda rejestrowania i raportowania wydatków w ramach planu rozliczeniowego. Obejmuje to przesyłanie rachunków i dokładnie udokumentowane zestawienia wydatków, rejestrowanie przebiegu, tworzenie wyciągów z kart kredytowych w celu wykazania, której karty kredytowej użyto do pokrycia kosztów i tak dalej. Wreszcie, jeśli pracodawcy otrzymają nadmierne zwroty, na przykład jeśli pracownik otrzyma gotówkę przed czasem na wyjazd, dodatkowe pieniądze muszą zostać zwrócone w odpowiednim czasie. Dokumentacja przechowywana przez pracownika powinna wykazywać, że fundusze pozostały.
Zasadniczo plan wydatków z własnej kieszeni jest zgodny z tymi samymi zasadami, których ludzie muszą przestrzegać przy odliczaniu wydatków, które osobiście ponoszą. Wydatki muszą być uzasadnione i udokumentowane, z wyraźnym ciągiem informacji pokazującym, gdzie, kiedy, jak i dlaczego wydano pieniądze. Organy podatkowe mogą zdecydować o przeprowadzeniu audytu tych informacji i mogą zdecydować, że niektóre z żądanych wydatków są niezgodne z prawem i nie powinny były zostać sklasyfikowane w ramach planu rozliczalności. Ludzie mogą uniknąć problemów z dokumentami i zmniejszyć ryzyko audytu, konsultując się z księgowym, aby dowiedzieć się więcej na temat dopuszczalnych wydatków.