Was ist ein Accountable Plan?
Ein Accountable-Plan ist ein Mechanismus zur Erstattung von Mitarbeitern, die arbeitsbedingte Kosten verursachen. Wenn der Plan ordnungsgemäß verwaltet wird, wird er für Steuern in besonderer Weise behandelt. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat die Einführung von Erstattungen im Rahmen eines Rechenschaftsplans deutliche Vorteile. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die im Rahmen des Plans geltend gemachten Ausgaben einer Prüfung unterliegen, da die Steuerbehörden bei den für Steuerabzüge verwendeten Geschäftsausgaben vorsichtig sind.
Nach einem Rechenschaftsplan wird das Geld nicht als Teil des Einkommens des Arbeitnehmers angesehen und der Arbeitnehmer zahlt keine Steuern darauf, wenn der Arbeitnehmer Geld für arbeitsbedingte Lieferungen und Tätigkeiten ausgibt und der Arbeitgeber sie vergütet. Der Arbeitgeber behandelt die Aufwendungen als Steuerabzug. Für beide Parteien kann diese Anordnung sehr vorteilhaft sein. Ohne einen rechenschaftspflichtigen Plan müsste der Arbeitgeber Erstattungen als Lohn für Steuerzwecke behandeln, und der Arbeitnehmer müsste Steuern auf sie zahlen.
Drei Merkmale müssen vorhanden sein, damit ein Plan zur Rechenschaft gezogen werden kann. Erstens müssen den Mitarbeitern die zulässigen Ausgaben erstattet werden. Die Bezahlung eines Hotelzimmers während einer Konferenz wäre ein Beispiel für einen legitimen Geschäftsaufwand. Der Kauf von Eintrittskarten für ein Theaterstück während der Konferenz würde jedoch nicht unter den Rechenschaftsplan fallen, es sei denn, die Teilnahme am Theaterstück war aus beruflichen Gründen erforderlich.
Es muss auch eine Methode für die Protokollierung und Berichterstattung von Ausgaben im Rahmen des Rechenschaftsplans geben. Dies umfasst das Einreichen von Belegen und sorgfältig dokumentierten Spesenabrechnungen, das Protokollieren von Meilen, das Erstellen von Kreditkartenabrechnungen, um zu demonstrieren, mit welcher Kreditkarte eine Ausgabe bezahlt wurde, und so weiter. Schließlich muss das zusätzliche Geld rechtzeitig zurückerstattet werden, wenn Arbeitgeber übermäßige Erstattungen erhalten, beispielsweise wenn einem Arbeitnehmer vor Reiseantritt Bargeld ausgehändigt wird. Aus den Unterlagen, die der Arbeitnehmer aufbewahrt, sollte hervorgehen, dass noch Mittel vorhanden waren.
Im Wesentlichen folgt der Spesenplan denselben Regeln, nach denen sich die Betroffenen richten, wenn sie Abzüge für persönlich anfallende Spesen vornehmen. Die Ausgaben müssen legitim und dokumentiert sein und eine klare Information darüber enthalten, wo, wann, wie und warum Geld ausgegeben wurde. Die Steuerbehörden können sich für die Prüfung dieser Informationen entscheiden und entscheiden, dass einige der geltend gemachten Ausgaben nicht legitim sind und nicht in den Rechenschaftsplan hätten einbezogen werden dürfen. Mitarbeiter können Probleme mit dem Papierkram vermeiden und das Risiko von Prüfungen verringern, indem sie einen Buchhalter konsultieren, um mehr über die zulässigen Ausgaben zu erfahren.