Che cos'è un piano responsabile?

Un piano responsabile è un meccanismo per il rimborso dei dipendenti che sostengono spese legate al lavoro. Se il piano viene gestito correttamente, viene gestito in modo speciale per le tasse. Sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, esistono diversi vantaggi nell'impostare rimborsi nell'ambito di un piano responsabile. È importante essere consapevoli, tuttavia, che le spese dichiarate nell'ambito del piano sono soggette a controllo, poiché le autorità fiscali diffidano delle spese aziendali utilizzate per le detrazioni fiscali.

In base a un piano responsabile, quando i dipendenti spendono denaro per forniture e attività legate al lavoro e il datore di lavoro li compensa, il denaro non è considerato parte del reddito del dipendente e il dipendente non paga le tasse su di esso. Il datore di lavoro tratta le spese come una detrazione fiscale. Per entrambe le parti, questo accordo può essere molto utile. Senza un piano responsabile, il datore di lavoro dovrebbe trattare i rimborsi come salari a fini fiscali e il dipendente dovrebbe pagare le tasse su di essi.

Tre caratteristiche devono essere presenti affinché qualcosa sia un piano responsabile. Il primo è che i dipendenti devono essere rimborsati per le spese ammissibili. Il pagamento di una camera d'albergo durante una conferenza sarebbe un esempio di spesa commerciale legittima. L'acquisto di biglietti per un'opera teatrale durante la conferenza, tuttavia, non contava ai sensi del piano di responsabilità a meno che non fosse necessario partecipare alla rappresentazione per motivi di lavoro.

Ci deve essere anche un metodo per registrare e riportare le spese nell'ambito del piano responsabile. Ciò include l'invio di ricevute e dichiarazioni di spesa accuratamente documentate, la registrazione del chilometraggio, la produzione di estratti conto della carta di credito per dimostrare quale carta di credito è stata utilizzata per pagare una spesa e così via. Infine, se i datori di lavoro ricevono rimborsi in eccesso, come ad esempio se un dipendente riceve denaro in anticipo per un viaggio, i soldi extra devono essere restituiti in modo tempestivo. La documentazione conservata dal dipendente dovrebbe dimostrare che i fondi erano rimasti.

In sostanza, il piano di spese vive segue le stesse regole che le persone devono seguire quando prendono le detrazioni per le spese sostenute personalmente. Le spese devono essere legittime e documentate, con una chiara traccia di informazioni che mostrano dove, quando, come e perché sono stati spesi i soldi. Le autorità fiscali possono scegliere di controllare queste informazioni e possono decidere che alcune delle spese dichiarate non sono legittime e non avrebbero dovuto essere classificate nel piano contabile. Le persone possono evitare problemi di scartoffie e ridurre il rischio di audit consultando un contabile per scoprire di più sulle spese ammissibili.