Cos'è un piano responsabile?

Un piano responsabile è un meccanismo per rimborsare i dipendenti che sostengono spese relative al lavoro. Se il piano viene amministrato correttamente, viene gestito in modo speciale per le tasse. Per i datori di lavoro e i dipendenti, vi sono distinti vantaggi nella creazione di rimborsi nell'ambito di un piano responsabile. È importante essere consapevoli, tuttavia, che le spese richieste ai sensi del piano sono soggette a un controllo, poiché le autorità fiscali sono diffidenti nei confronti delle spese aziendali utilizzate per le detrazioni fiscali. Il datore di lavoro tratta le spese come una detrazione fiscale. Per entrambe le parti, questo accordo può essere molto utile. Senza un piano responsabile, il datore di lavoro dovrebbe trattare i rimborsi come salari a fini fiscali e il dipendente dovrebbe pagare le tasse su di essi.

TRE caratteriLe teristiche devono essere presenti affinché qualcosa sia un piano responsabile. Il primo è che i dipendenti devono essere rimborsati per le spese consentite. Pagare per una camera d'albergo durante una conferenza sarebbe un esempio di spesa commerciale legittima. L'acquisto di biglietti per un gioco durante la conferenza, tuttavia, non contava in base al piano responsabile se non fosse richiesto il gioco per un motivo di lavoro.

Deve esserci anche un metodo per la registrazione e la segnalazione delle spese nell'ambito del piano responsabile. Ciò include l'invio di entrate e dichiarazioni di spese attentamente documentate, il chilometraggio di registrazione, la produzione di dichiarazioni con carta di credito per dimostrare quale carta di credito è stata utilizzata per pagare una spesa e così via. Infine, se i datori di lavoro vengono forniti rimborsi in eccesso, come ad esempio se a un dipendente viene data in anticipo in contanti per un viaggio, il denaro extra deve essere restituito in modo tempestivo. Il documentoL'azione conservata dal dipendente dovrebbe dimostrare che i fondi erano rimanenti.

Essenzialmente, il piano di spese immediate segue le stesse regole che le persone devono seguire quando si prendono detrazioni per le spese che sostengono personalmente. Le spese devono essere legittime e documentate, con una chiara scia di informazioni che mostra dove, quando, come e perché il denaro è stato speso. Le autorità fiscali possono scegliere di controllare queste informazioni e possono decidere che alcune delle spese richieste non sono legittime e non avrebbero dovuto essere classificate nell'ambito del piano responsabile. Le persone possono evitare problemi di scartoffie e ridurre il rischio di audit consultando un contabile per scoprire di più sulle spese consentite.