Hvad er en ansvarlig plan?
En ansvarlig plan er en mekanisme til godtgørelse af medarbejdere, der har arbejdsrelaterede udgifter. Hvis planen administreres korrekt, håndteres den på en speciel måde for skatter. For både arbejdsgivere og ansatte er der forskellige fordele ved at oprette refusioner under en ansvarlig plan. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at de udgifter, der kræves i henhold til planen, er underlagt kontrol, da skattemyndighederne er opmærksomme på forretningsudgifter, der bruges til skattefradrag.
I henhold til en ansvarlig plan, når medarbejdere bruger penge på arbejdsrelaterede forsyninger og aktiviteter, og arbejdsgiveren kompenserer dem, betragtes pengene ikke som en del af medarbejderens indkomst, og medarbejderen betaler ikke skat for det. Arbejdsgiveren behandler udgifterne som et skattefradrag. For begge parter kan denne ordning være meget fordelagtig. Uden en ansvarlig plan skulle arbejdsgiveren behandle refusioner som løn til skatteformål, og medarbejderen skulle betale skat af dem.
Der skal være tre karakteristika for at noget skal være en ansvarlig plan. Den første er, at medarbejdere skal godtgøres for de tilladte udgifter. At betale for et hotelværelse på en konference er et eksempel på en legitim forretningsudgift. At købe billetter til et skuespil under konferencen tæller dog ikke under den ansvarlige plan, medmindre det var nødvendigt at deltage i stykket af en arbejdsgrunde.
Der skal også være en metode til logføring og rapportering af udgifter under den ansvarlige plan. Dette inkluderer indsendelse af kvitteringer og omhyggeligt dokumenterede udgiftsopgørelser, logging kilometertal, udarbejdelse af kreditkortopgørelser for at demonstrere, hvilket kreditkort der blev brugt til at betale for en udgift, og så videre. Endelig, hvis arbejdsgivere får ekstra godtgørelser, som for eksempel hvis en medarbejder får kontanter forud for en rejse, skal de ekstra penge returneres rettidigt. Dokumentationen, som medarbejderen har opbevaret, skal demonstrere, at der var rester af midler.
I det væsentlige følger udgiftsplanen for lommer de samme regler, som folk skal følge, når de tager fradrag for udgifter, de personligt har. Udgifterne skal være legitime og dokumenterede med et tydeligt spor af oplysninger, der viser, hvor, hvornår, hvordan og hvorfor penge blev brugt. Skattemyndighederne kan vælge at revidere disse oplysninger, og de kan beslutte, at nogle af de krævede udgifter ikke er legitime og ikke burde have været klassificeret under den ansvarlige plan. Folk kan undgå papirarbejdsproblemer og reducere risikoen for revisioner ved at konsultere en revisor for at finde ud af mere om tilladte udgifter.