Hva er en ansvarlig plan?

En ansvarlig plan er en mekanisme for refusjon av ansatte som har arbeidsrelaterte utgifter. Hvis planen administreres riktig, blir den håndtert på en spesiell måte for skatter. For både arbeidsgivere og ansatte er det tydelige fordeler ved å sette opp refusjon under en ansvarlig plan. Det er imidlertid viktig å være klar over at utgiftene som kreves i henhold til planen er gjenstand for kontroll, da skattemyndighetene er på vakt med forretningsutgiftene som brukes til skattefradrag.

I henhold til en ansvarlig plan, når ansatte bruker penger på arbeidsrelaterte forsyninger og aktiviteter og arbeidsgiveren kompenserer dem, regnes ikke pengene som en del av arbeidstakers inntekt, og den ansatte betaler ikke skatt for den. Arbeidsgiveren behandler utgiftene som et skattefradrag. For begge parter kan denne ordningen være veldig gunstig. Uten en ansvarlig plan, vil arbeidsgiveren måtte behandle refusjoner som lønn i skatteformål, og arbeidstakeren vil måtte betale skatt for dem.

Tre egenskaper må være til stede for at noe skal være en ansvarlig plan. Den første er at ansatte må få godtgjort utgifter som er tillatte. Å betale for et hotellrom mens du er på en konferanse ville være et eksempel på en legitim forretningsutgift. Å kjøpe billetter til et skuespill mens du var på konferansen, vil imidlertid ikke telle under den ansvarlige planen med mindre det var nødvendig å delta på stykket av en arbeidsmessig grunn.

Det må også være en metode for logging og rapportering av utgifter under den ansvarlige planen. Dette inkluderer å sende inn kvitteringer og nøye dokumenterte utgiftsoppgaver, logge kjørelengde, produsere kredittkortoppgaver for å demonstrere hvilket kredittkort som ble brukt til å betale for en utgift, og så videre. Til slutt, hvis arbeidsgivere får ekstra godtgjørelse, som for eksempel hvis en ansatt gis kontanter i forkant av en tur, må de ekstra pengene returneres rettidig. Dokumentasjonen som ble oppbevart av den ansatte skal vise at det var rester av midler.

I hovedsak følger utgiftsplanen for lommen de samme reglene folk må følge når de tar fradrag for utgifter de personlig har. Utgiftene må være legitime og dokumenterte, med et tydelig spor av informasjon som viser hvor, når, hvordan og hvorfor pengene ble brukt. Skattemyndighetene kan velge å revidere denne informasjonen, og de kan bestemme at noen av de påkrevde utgiftene ikke er legitime og ikke burde vært klassifisert under den ansvarlige planen. Folk kan unngå problemer med papirer og redusere risikoen for revisjoner ved å konsultere en regnskapsfører for å finne ut mer om tillatte utgifter.