Wat is een verantwoordingsplan?

Een verantwoordingsplan is een mechanisme voor het terugbetalen van werknemers die werkgerelateerde kosten maken. Als het plan correct wordt beheerd, wordt het op een speciale manier behandeld voor belastingen. Zowel voor werkgevers als werknemers zijn er duidelijke voordelen aan het instellen van vergoedingen volgens een verantwoordingsplan. Het is echter belangrijk om te weten dat de kosten die in het kader van het plan worden geclaimd, worden gecontroleerd, omdat de belastingautoriteiten op hun hoede zijn voor zakelijke uitgaven die worden gebruikt voor belastingaftrek.

Volgens een verantwoordingsplan, wanneer werknemers geld uitgeven aan werkgerelateerde benodigdheden en activiteiten en de werkgever hen vergoedt, wordt het geld niet als onderdeel van het inkomen van de werknemer beschouwd en betaalt de werknemer er geen belasting over. De werkgever behandelt de uitgaven als een belastingaftrek. Voor beide partijen kan deze regeling zeer voordelig zijn. Zonder een verantwoordingsplan zou de werkgever vergoedingen moeten behandelen als loon voor belastingdoeleinden, en de werknemer zou daar belasting over moeten betalen.

Drie kenmerken moeten aanwezig zijn om iets een verantwoordelijk plan te laten zijn. De eerste is dat werknemers vergoed moeten worden voor toegestane uitgaven. Betalen voor een hotelkamer tijdens een conferentie zou een voorbeeld zijn van legitieme zakelijke kosten. Het kopen van kaartjes voor een toneelstuk tijdens de conferentie zou echter niet meetellen onder het verantwoordelijke plan tenzij het bijwonen van het toneelstuk om een ​​werkreden vereist was.

Er moet ook een methode zijn voor logboekregistratie en rapportagekosten volgens het verantwoordelijke plan. Dit omvat het indienen van ontvangsten en zorgvuldig gedocumenteerde uitgavenstaten, het registreren van kilometers, het produceren van creditcardstaten om aan te tonen welke creditcard werd gebruikt om voor een uitgave te betalen, enzovoort. Tot slot, als werkgevers te veel vergoedingen krijgen, bijvoorbeeld als een werknemer vooraf geld krijgt voor een reis, moet het extra geld tijdig worden teruggegeven. De documentatie die de werknemer bijhoudt, moet aantonen dat er geld over was.

In wezen volgt het out-of-pocket-kostenplan dezelfde regels die mensen moeten volgen bij het nemen van inhoudingen voor uitgaven die zij persoonlijk maken. De uitgaven moeten legitiem en gedocumenteerd zijn, met een duidelijk spoor van informatie waaruit blijkt waar, wanneer, hoe en waarom geld werd uitgegeven. Belastingautoriteiten kunnen ervoor kiezen om deze informatie te controleren en zij kunnen beslissen dat sommige van de geclaimde uitgaven niet legitiem zijn en niet onder het verantwoordelijke plan hadden moeten worden ingedeeld. Mensen kunnen papieren problemen voorkomen en het risico op audits verminderen door een accountant te raadplegen om meer te weten te komen over toegestane uitgaven.