¿Qué es un servidor de fax?
Un servidor de fax es un software y hardware que permite a muchos usuarios enviar y recibir documentos a través de un sistema central de fax. El software de fax se ejecuta en una computadora frecuentemente dedicada a la tarea de enviar faxes. Su hardware incluye uno o más módems de fax conectados a líneas telefónicas o una red de Protocolo de Internet (IP). Los servidores de fax se utilizan para reducir costos y mejorar la eficiencia por parte de organizaciones de todo tipo. Algunas personas han construido negocios enteros alrededor de cobrar a otros por enviar, recibir y almacenar faxes utilizando sus servidores.
El software del servidor de fax recopila documentos para enviar por fax desde múltiples usuarios. A menudo enviados por correo electrónico o cargados a través de una interfaz web, pueden estar en uno de varios formatos populares. Generalmente se acepta texto sin formato, formato de documento portátil (PDF) y documentos comunes de software de procesamiento de texto. Algunos servidores de fax también permiten a los usuarios enviar documentos directamente a un dispositivo de impresión virtual. Este dispositivo luego transfiere los documentos al servidor sin imprimirlos realmente.
Una vez recibido por el servidor de fax, cada documento se convierte a formato de fax y se pone en cola para su transmisión. Uno de los varios módems de fax independientes o basados en tarjeta en la computadora servidor transmite el documento. Cuando finaliza, se puede enviar un mensaje de éxito o error por correo electrónico, mensaje de texto u otro medio al usuario original.
Un servidor de fax también responde las llamadas de fax entrantes y puede seleccionarlas en una lista de remitentes de fax "basura" conocidos. Los documentos recibidos por el servidor pueden almacenarse en PDF u otros formatos comunes. El servidor puede enviar un documento por correo electrónico directamente o simplemente notificar a un usuario que hay un fax en espera.
En comparación con el fax tradicional, un servidor de fax ofrece muchas ventajas. No se necesitan documentos impresos, ahorrando papel y tóner. Los documentos se transmiten tan pronto como un fax módem es gratuito, en lugar de cuando alguien tiene tiempo para enviarlos por fax a mano. Los documentos recibidos están disponibles al instante y solo por el destinatario previsto. Por lo general, solo se necesita un servidor de fax para una organización grande, en lugar de muchas máquinas de fax individuales.
Los atascos de papel y las páginas omitidas ya no son problemas con un servidor de fax. Los faxes pueden rastrearse y grabarse más fácilmente si es necesario. Para el mantenimiento, un departamento de Tecnología de la Información (TI) puede asumir la responsabilidad de un servidor ubicado en el centro. La capacidad de fax automático se puede agregar o habilitar en otros tipos de software. Un servidor también puede enviar un fax a un buzón del Sistema de mensajería unificada en lugar de enviarlo por correo electrónico.
Algunos servidores de fax están diseñados para enviar y recibir faxes directamente a través de la intranet corporativa. Estos utilizan la tecnología de "fax sobre IP" de la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) T.38 en lugar de una línea telefónica. Los servicios de fax por Internet a menudo proporcionan faxes y almacenamiento de documentos convenientes para propietarios de negocios individuales. Por una tarifa mensual, un usuario puede tener uno o más números de fax en diferentes códigos de área sin necesidad de líneas telefónicas. Los faxes se almacenan en un servidor y se cargan o descargan como documentos a través de Internet.
El software del servidor de fax está disponible para los sistemas operativos más comunes. El software básico a menudo se incluye con el sistema operativo. Por lo general, se puede comprar software más avanzado a terceros. Algunos programas también son proporcionados por proveedores de código abierto.