Wat is een faxserver?
Een faxserver is software en hardware waarmee veel gebruikers documenten kunnen verzenden en ontvangen via één centraal faxsysteem. De faxsoftware werkt op een computer die vaak is toegewijd aan het faxen. De hardware omvat een of meer faxmodems die zijn aangesloten op telefoonlijnen of een Internet Protocol (IP) -netwerk. Faxservers worden gebruikt om de kosten te verlagen en de efficiëntie van alle soorten organisaties te verbeteren. Sommige mensen hebben hele bedrijven opgebouwd rond het in rekening brengen van anderen om faxen te verzenden, ontvangen en op te slaan met hun servers.
De faxserversoftware verzamelt documenten die door meerdere gebruikers moeten worden gefaxt. Vaak verzonden per e-mail of geüpload via een webinterface, kunnen ze in een van verschillende populaire formaten zijn. Tekst zonder opmaak, Portable Document Format (PDF) en veelgebruikte tekstverwerkingssoftwaredocumenten worden algemeen geaccepteerd. Sommige faxservers stellen gebruikers ook in staat documenten rechtstreeks naar een virtueel afdrukapparaat uit te voeren. Dit apparaat brengt de documenten vervolgens over naar de server zonder ze daadwerkelijk af te drukken.
Na ontvangst door de faxserver wordt elk document geconverteerd naar faxformaat en in de wachtrij geplaatst voor verzending. Een van de mogelijk verschillende stand-alone of op kaarten gebaseerde faxmodems in de servercomputer verzendt het document. Als het klaar is, kan een succes- of mislukkingbericht per e-mail, sms of op een andere manier naar de oorspronkelijke gebruiker worden verzonden.
Een faxserver beantwoordt ook inkomende faxoproepen en kan deze screenen tegen een lijst met bekende "ongewenste" faxafzenders. Documenten die door de server worden ontvangen, kunnen worden opgeslagen in PDF of in andere gangbare indelingen. De server kan een document rechtstreeks e-mailen of een gebruiker eenvoudig laten weten dat er een fax wacht.
In vergelijking met traditioneel faxen biedt een faxserver vele voordelen. Er zijn geen documentafdrukken nodig, waardoor papier en toner worden bespaard. Documenten worden verzonden zodra een faxmodem gratis is, in plaats van wanneer iemand tijd heeft om ze handmatig te faxen. Ontvangen documenten zijn direct beschikbaar en alleen door de beoogde ontvanger. Gewoonlijk is slechts één faxserver nodig voor een grote organisatie, in plaats van veel individuele faxmachines.
Papierstoringen en overgeslagen pagina's zijn geen problemen meer met een faxserver. Faxen kunnen indien nodig gemakkelijker worden gevolgd en opgenomen. Voor onderhoud kan een IT-afdeling (Information Technology) de verantwoordelijkheid nemen voor een centraal gelegen server. Automatische faxmogelijkheden kunnen worden toegevoegd of ingeschakeld in andere soorten software. Een server kan ook een fax bezorgen in een mailbox van Unified Messaging System in plaats van deze te e-mailen.
Sommige faxservers zijn ontworpen om faxen rechtstreeks via het bedrijfsintranet te verzenden en ontvangen. Deze gebruiken de "Fax over IP" -technologie van de International Telecommunication Union (ITU) T.38 in plaats van een telefoonlijn. Internetfaxdiensten bieden vaak handige fax- en documentopslag voor individuele bedrijfseigenaren. Voor een maandelijks bedrag kan een gebruiker een of meer faxnummers in verschillende netnummers hebben zonder dat er telefoonlijnen nodig zijn. Faxen worden opgeslagen op een server en geüpload of gedownload als documenten via internet.
Faxserversoftware is beschikbaar voor de meest voorkomende besturingssystemen. Basissoftware wordt vaak gebundeld met het besturingssysteem. Meer geavanceerde software kan meestal bij derden worden gekocht. Sommige programma's worden ook aangeboden door open source-leveranciers.