Che cos'è un server fax?

Un server fax è un software e hardware che consente a molti utenti di inviare e ricevere documenti attraverso un sistema fax centrale. Il software fax viene eseguito su un computer spesso dedicato all'attività di invio di fax. Il suo hardware include uno o più modem fax collegati a linee telefoniche o una rete IP (Internet Protocol). I server fax vengono utilizzati per ridurre i costi e migliorare l'efficienza da parte di organizzazioni di tutti i tipi. Alcune persone hanno costruito intere attività commerciali addebitando ad altri l'invio, la ricezione e l'archiviazione dei fax utilizzando i loro server.

Il software del server fax raccoglie i documenti da inviare via fax da più utenti. Spesso inviati tramite e-mail o caricati tramite un'interfaccia Web, possono essere in uno dei numerosi formati più diffusi. Sono generalmente accettati documenti in formato testo semplice, Portable Document Format (PDF) e testi comuni. Alcuni server fax consentono inoltre agli utenti di inviare documenti direttamente a un dispositivo di stampa virtuale. Questo dispositivo trasferisce quindi i documenti sul server senza effettivamente stamparli.

Una volta ricevuto dal server fax, ogni documento viene convertito in formato fax e messo in coda per la trasmissione. Uno dei vari modem fax autonomi o basati su scheda nel computer server trasmette il documento. Al termine, un messaggio di esito positivo o negativo può essere inviato tramite e-mail, messaggio di testo o altri mezzi all'utente originale.

Un server fax risponde anche alle chiamate fax in arrivo e può selezionarle in un elenco di mittenti fax "spazzatura" noti. I documenti ricevuti dal server possono essere archiviati in PDF o altri formati comuni. Il server può inviare un documento direttamente tramite e-mail o semplicemente avvisare un utente che è in attesa un fax.

Rispetto ai fax tradizionali, un server fax offre molti vantaggi. Non sono necessarie stampe di documenti, risparmiando carta e toner. I documenti vengono trasmessi non appena un modem fax è gratuito, anziché quando qualcuno ha il tempo di inviarli via fax manualmente. I documenti ricevuti sono disponibili istantaneamente e solo dal destinatario previsto. Di solito è necessario un solo server fax per un'organizzazione di grandi dimensioni, piuttosto che molti singoli fax.

Gli inceppamenti della carta e le pagine ignorate non sono più problemi con un server fax. I fax possono essere più facilmente rintracciati e registrati, se necessario. Per la manutenzione, un reparto IT (Information Technology) può assumersi la responsabilità di un server situato in posizione centrale. La funzionalità fax automatica può essere aggiunta o abilitata in altri tipi di software. Un server può anche consegnare un fax a una casella di posta del sistema di messaggistica unificata invece di inviarlo per e-mail.

Alcuni server fax sono progettati per inviare e ricevere fax direttamente sull'intranet aziendale. Questi utilizzano la tecnologia "fax over IP" T.38 della International Telecommunication Union (ITU) anziché una linea telefonica. I servizi di Internet fax spesso forniscono fax e archiviazione di documenti convenienti per i singoli imprenditori. Per un canone mensile, un utente può avere uno o più numeri di fax in diversi prefissi senza linee telefoniche richieste. I fax vengono archiviati su un server e caricati o scaricati come documenti via Internet.

Il software del server fax è disponibile per i sistemi operativi più comuni. Il software di base è spesso in bundle con il sistema operativo. Di solito è possibile acquistare software più avanzato da terze parti. Alcuni programmi sono forniti anche da fornitori open source.