O que é um servidor de fax?
Um servidor de fax é um software e hardware que permite a muitos usuários enviar e receber documentos através de um sistema central de fax. O software de fax é executado em um computador frequentemente dedicado à tarefa de envio de fax. Seu hardware inclui um ou mais modems de fax conectados a linhas telefônicas ou a uma rede IP (Internet Protocol). Os servidores de fax são usados para reduzir custos e melhorar a eficiência de organizações de todos os tipos. Algumas pessoas construíram empresas inteiras para cobrar que outras pessoas enviem, recebam e armazenem fax usando seus servidores.
O software do servidor de fax coleta documentos a serem enviados por fax de vários usuários. Geralmente enviados por email ou carregados por meio de uma interface da web, eles podem estar em um dos vários formatos populares. Geralmente, são aceitos texto sem formatação, PDF (Portable Document Format) e documentos comuns de software de processamento de texto. Alguns servidores de fax também permitem que os usuários produzam documentos diretamente para um dispositivo de impressão virtual. Este dispositivo transfere os documentos para o servidor sem realmente imprimi-los.
Depois de recebido pelo servidor de fax, cada documento é convertido para o formato de fax e colocado na fila para transmissão. Um dos vários modems de fax autônomos ou baseados em cartão no computador servidor transmite o documento. Quando terminar, uma mensagem de sucesso ou falha poderá ser enviada por email, mensagem de texto ou outros meios para o usuário original.
Um servidor de fax também atende chamadas de fax recebidas e pode examiná-las em uma lista de remetentes de fax "indesejados" conhecidos. Os documentos recebidos pelo servidor podem ser armazenados em PDF ou em outros formatos comuns. O servidor pode enviar um documento diretamente por email ou simplesmente notificar um usuário que há um fax aguardando.
Comparado ao fax tradicional, um servidor de fax oferece muitas vantagens. Não são necessárias impressões de documentos, economizando papel e toner. Os documentos são transmitidos assim que um fax modem estiver livre, e não quando alguém tiver tempo para enviá-los manualmente. Os documentos recebidos estão disponíveis instantaneamente e somente pelo destinatário pretendido. Normalmente, apenas um servidor de fax é necessário para uma organização grande, em vez de muitos aparelhos de fax individuais.
Atolamentos de papel e páginas puladas não são mais problemas com um servidor de fax. Os fax podem ser mais facilmente rastreados e gravados, se necessário. Para manutenção, um departamento de Tecnologia da Informação (TI) pode assumir a responsabilidade por um servidor localizado centralmente. O recurso de fax automático pode ser adicionado ou ativado em outros tipos de software. Um servidor também pode enviar um fax para uma caixa de correio do Sistema de Unificação de Mensagens em vez de enviá-la por email.
Alguns servidores de fax são projetados para enviar e receber fax diretamente pela intranet corporativa. Eles usam a tecnologia "fax sobre IP" da União Internacional de Telecomunicações (ITU) T.38 em vez de uma linha telefônica. Os serviços de fax da Internet geralmente fornecem fax e armazenamento de documentos convenientes para proprietários de empresas individuais. Por uma taxa mensal, o usuário pode ter um ou mais números de fax em diferentes códigos de área, sem necessidade de linhas telefônicas. Os faxes são armazenados em um servidor e carregados ou baixados como documentos pela Internet.
O software de servidor de fax está disponível para os sistemas operacionais mais comuns. O software básico geralmente é fornecido com o sistema operacional. Geralmente, software mais avançado pode ser adquirido de terceiros. Alguns programas também são fornecidos por fornecedores de código aberto.