Co to jest serwer faksu?

Serwer faksu to oprogramowanie i sprzęt, który pozwala wielu użytkownikom wysyłać i odbierać dokumenty za pośrednictwem jednego centralnego systemu faksu. Oprogramowanie faksu działa na komputerze często przeznaczonym do faksowania. Jego sprzęt obejmuje jeden lub więcej modemów faksowych podłączonych do linii telefonicznych lub sieci protokołu internetowego (IP). Serwery faksu służą do obniżania kosztów i zwiększania wydajności przez wszelkiego rodzaju organizacje. Niektóre osoby zbudowały całe firmy wokół pobierania opłat za wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faksów za pomocą swoich serwerów.

Oprogramowanie serwera faksu zbiera dokumenty do przefaksowania od wielu użytkowników. Często wysyłane pocztą elektroniczną lub przesyłane za pośrednictwem interfejsu internetowego, mogą być w jednym z kilku popularnych formatów. Zwykle akceptowane są zwykły tekst, przenośny format dokumentów (PDF) i popularne oprogramowanie do edycji tekstu. Niektóre serwery faksów pozwalają również użytkownikom wysyłać dokumenty bezpośrednio do wirtualnego urządzenia drukującego. To urządzenie przesyła następnie dokumenty na serwer bez ich drukowania.

Po otrzymaniu przez serwer faksu każdy dokument jest konwertowany na format faksu i umieszczany w kolejce do przesłania. Jeden z prawdopodobnie kilku samodzielnych modemów lub kart modemowych faksu w komputerze serwera przesyła dokument. Po zakończeniu wiadomość o sukcesie lub niepowodzeniu może zostać wysłana pocztą elektroniczną, SMS-em lub innymi środkami do pierwotnego użytkownika.

Serwer faksu odbiera również przychodzące połączenia faksowe i może je sprawdzać na liście znanych „śmieciowych” nadawców faksu. Dokumenty otrzymane przez serwer mogą być przechowywane w formacie PDF lub w innych popularnych formatach. Serwer może wysłać dokument bezpośrednio pocztą elektroniczną lub po prostu powiadomić użytkownika, że ​​czeka faks.

W porównaniu z tradycyjnym faksowaniem serwer faksu oferuje wiele zalet. Nie są potrzebne żadne wydruki dokumentów, co oszczędza papier i toner. Dokumenty są przesyłane, gdy tylko modem faksu jest bezpłatny, a nie wtedy, gdy ktoś ma czas na przesłanie ich faksem ręcznie. Otrzymane dokumenty są dostępne natychmiast i tylko przez zamierzonego odbiorcę. W przypadku dużej organizacji zwykle potrzebny jest tylko jeden serwer faksu, a nie wiele indywidualnych faksów.

Zacięcia papieru i pomijane strony nie stanowią już problemu z serwerem faksu. W razie potrzeby faksy można łatwiej śledzić i nagrywać. W celu konserwacji dział technologii informatycznych (IT) może wziąć odpowiedzialność za centralnie zlokalizowany serwer. Funkcja automatycznego faksu może być dodana lub włączona w innym oprogramowaniu. Serwer może również dostarczyć faks do skrzynki pocztowej Unified Messaging System zamiast wysyłać go pocztą elektroniczną.

Niektóre serwery faksów są zaprojektowane do wysyłania i odbierania faksów bezpośrednio przez korporacyjny intranet. Korzystają z nich w technologii Międzynarodowego Związku Telekomunikacyjnego (ITU) T.38 „faks przez IP” zamiast linii telefonicznej. Usługi faksu internetowego często zapewniają wygodne faksowanie i przechowywanie dokumentów dla indywidualnych właścicieli firm. Za miesięczną opłatą użytkownik może mieć jeden lub więcej numerów faksów w różnych numerach kierunkowych bez linii telefonicznych. Faksy są przechowywane na serwerze i przesyłane lub pobierane jako dokumenty przez Internet.

Oprogramowanie serwera faksu jest dostępne dla większości popularnych systemów operacyjnych. Podstawowe oprogramowanie jest często dołączane do systemu operacyjnego. Bardziej zaawansowane oprogramowanie można zwykle kupić od stron trzecich. Niektóre programy są również dostarczane przez dostawców oprogramowania typu open source.