¿Qué es la gestión de documentos en línea?
La gestión de documentos en línea es un servicio que permite a las personas ver, compartir, modificar y controlar documentos en línea. Varias empresas ofrecen servicios de gestión de documentos en línea, y algunas empresas crean sus propios sistemas para uso interno. Algunos servicios son gratuitos, mientras que otros cobran tarifas para mantener el servicio y proporcionar beneficios y servicios adicionales. No es raro que las empresas ofrezcan un conjunto de servicios relacionados con la oficina con la gestión de documentos en línea para que las personas puedan acceder a todo lo que necesitan en un solo lugar.
Hay varias razones por las cuales las personas pueden querer poder acceder a documentos en línea. Una de las razones más comunes es el deseo de tener una oficina virtual. Con una oficina virtual, alguien no está vinculado a una ubicación o computadora específica; Es posible iniciar sesión en cualquier parte del mundo para ver documentos en línea. Además, las personas pueden compartir su oficina virtual, como, por ejemplo, cuando un editor trabaja con un cliente en otro país. El cliente puede publicar documentos en línea para ver y modificar por cualquiera de las partes, un enfoque mucho más eficiente que enviarlos por correo o enviarles un correo electrónico.
.La colaboración en línea también es más fácil con la gestión de documentos en línea. Algunas compañías tienen productos que han sido diseñados específicamente para facilitar el trabajo colaborativo, lo que permite que varias personas se registren en un documento a la vez, haciendo cambios y agregando comentarios. El almacenamiento de documentos electrónicos también puede ser útil como medida de seguridad, asegurando que si el documento se corrompa en otros formatos y ubicaciones, aún estará disponible en línea.
Es posible hacer que los documentos en línea sean públicos o privados. Las personas a veces proporcionan currículums, recortes y documentos similares en un formato compartido para que los posibles clientes y los miembros interesados de los medios puedan acceder fácilmente a ellos. Por otro lado, las personas que trabajan en un proyecto confidencial pueden preferir una contraseña-La área protegida para sus documentos para garantizar que no sean vistos por personal no autorizado. Las personas generalmente pueden ajustar la configuración de privacidad, incluido quién puede ver el documento, en cualquier momento.
Las personas interesadas en la gestión de documentos en línea pueden atender desde varios servicios. Es importante pensar en qué tipos de características se pueden desear antes de registrarse con un servicio, y también puede ser aconsejable preguntar a otras personas que trabajarán en el mismo documento si tienen una preferencia. Por ejemplo, alguien podría tener una suscripción a un servicio y prefiere trabajar con ese en lugar de suscribirse a otro servicio.