Wat is online documentbeheer?
Online documentbeheer is een service waarmee mensen documenten online kunnen bekijken, delen, wijzigen en beheren. Een aantal bedrijven biedt online documentbeheerdiensten aan, en sommige bedrijven creëren hun eigen systemen voor intern gebruik. Sommige services zijn gratis, terwijl andere kosten in rekening brengen om de service te behouden en om extra voordelen en services te bieden. Het is niet ongewoon voor bedrijven om een reeks kantoorgerelateerde diensten aan te bieden met online documentbeheer, zodat mensen op één plek toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben.
Er zijn een aantal redenen waarom mensen misschien online toegang tot documenten willen hebben. Een van de meest voorkomende redenen is de wens om een virtueel kantoor te hebben. Met een virtueel kantoor is iemand niet gebonden aan een specifieke locatie of computer; het is mogelijk om overal ter wereld in te loggen om documenten online te bekijken. Bovendien kunnen mensen hun virtuele kantoor delen, bijvoorbeeld wanneer een editor samenwerkt met een klant in een ander land. De klant kan documenten online plaatsen voor weergave en aanpassing door beide partijen, een veel efficiëntere aanpak dan documenten verzenden of e-mailen.
Online samenwerking is ook eenvoudiger met online documentbeheer. Sommige bedrijven hebben producten die specifiek zijn ontworpen om samenwerking mogelijk te maken, waardoor meerdere mensen tegelijk in een document kunnen worden aangemeld, wijzigingen kunnen aanbrengen en opmerkingen kunnen toevoegen. Elektronische documentopslag kan ook nuttig zijn als beveiligingsmaatregel, zodat het document nog steeds online beschikbaar is als het in andere formaten en locaties beschadigd raakt.
Het is mogelijk om online documenten openbaar of privé te maken. Mensen bieden soms cv's, knipsels en soortgelijke documenten in een gedeeld formaat, zodat potentiële klanten en geïnteresseerde leden van de media er gemakkelijk toegang toe hebben. Aan de andere kant, mensen die aan een vertrouwelijk project werken, geven de voorkeur aan een met een wachtwoord beveiligd gebied voor hun documenten om ervoor te zorgen dat ze niet worden gezien door onbevoegd personeel. Mensen kunnen meestal de privacy-instellingen aanpassen, inclusief wie het document op elk gewenst moment mag bekijken.
Mensen die geïnteresseerd zijn in online documentbeheer kunnen van een aantal diensten gebruikmaken. Het is belangrijk om na te denken over wat voor soort functies mogelijk gewenst zijn voordat u zich aanmeldt bij een service, en het kan ook verstandig zijn om andere mensen die aan hetzelfde document werken te vragen of ze een voorkeur hebben. Iemand kan bijvoorbeeld al een abonnement hebben op een dienst en liever met die dienst werken in plaats van zich op een andere dienst te abonneren.