Co je online správa dokumentů?
Online správa dokumentů je služba, která lidem umožňuje prohlížet, sdílet, upravovat a kontrolovat dokumenty online. Řada společností nabízí online služby správy dokumentů a některé společnosti vytvářejí své vlastní systémy pro interní použití. Některé služby jsou zdarma, zatímco jiné účtují poplatky za údržbu služby a poskytování dalších výhod a služeb. Není neobvyklé, že společnosti nabízejí sadu kancelářských služeb s online správou dokumentů, aby lidé měli přístup ke všemu, co potřebují, na jednom místě.
Existuje celá řada důvodů, proč lidé chtějí mít přístup k dokumentům online. Jedním z nejčastějších důvodů je touha mít virtuální kancelář. U virtuální kanceláře není někdo vázán na konkrétní místo ani počítač; je možné se přihlásit kdekoli na světě a prohlížet dokumenty online. Kromě toho mohou lidé sdílet svou virtuální kancelář, například když editor pracuje s klientem v jiné zemi. Klient může zveřejňovat dokumenty online pro prohlížení a úpravy některou ze stran, což je mnohem efektivnější přístup než zasílání dokumentů nebo jejich zasílání e-mailem.
Online spolupráce je také snazší s online správou dokumentů. Některé společnosti mají produkty, které byly speciálně navrženy tak, aby usnadnily spolupráci, umožňující najednou být do dokumentu přihlášeno více lidí, provádět změny a přidávat komentáře. Elektronické ukládání dokumentů může být také užitečné jako bezpečnostní opatření, které zajistí, že bude-li dokument poškozen v jiných formátech a umístěních, bude stále k dispozici online.
Je možné zveřejnit online dokumenty nebo soukromé. Lidé někdy poskytují životopisy, výstřižky a podobné dokumenty ve sdíleném formátu, aby k nim potenciální klienti a zainteresovaní členové médií měli snadný přístup. Na druhé straně mohou lidé pracující na důvěrném projektu dávat přednost dokumentům chráněné oblasti heslem, aby se zajistilo, že nebudou viděni neoprávněnými osobami. Lidé mohou obvykle upravit nastavení ochrany osobních údajů, včetně toho, kdo může dokument zobrazit, kdykoli.
Lidé, kteří se zajímají o online správu dokumentů, mohou obsluhovat z několika služeb. Je důležité přemýšlet o tom, jaké druhy funkcí mohou být požadovány před registrací u služby, a může být také moudré požádat ostatní lidi, kteří budou na stejném dokumentu pracovat, pokud budou mít přednost. Například někdo už může mít předplatné služby a raději s ní pracovat, než se přihlásit k odběru jiné služby.