Co to jest zarządzanie dokumentami online?
Zarządzanie dokumentami online to usługa, która umożliwia przeglądanie, udostępnianie, modyfikowanie i kontrolę dokumentów online. Wiele firm oferuje usługi zarządzania dokumentami online, a niektóre firmy tworzą własne systemy do użytku wewnętrznego. Niektóre usługi są bezpłatne, podczas gdy inne pobierają opłaty za utrzymanie usługi i zapewnienie dodatkowych korzyści i usług. Często zdarza się, że firmy oferują pakiet usług biurowych z internetowym zarządzaniem dokumentami, aby ludzie mieli dostęp do wszystkiego, czego potrzebują w jednym miejscu.
Istnieje wiele powodów, dla których ludzie mogą chcieć mieć dostęp do dokumentów online. Jednym z najczęstszych powodów jest chęć posiadania wirtualnego biura. W wirtualnym biurze ktoś nie jest przywiązany do określonej lokalizacji lub komputera; możliwe jest zalogowanie się w dowolnym miejscu na świecie, aby przeglądać dokumenty online. Ponadto ludzie mogą udostępniać swoje wirtualne biuro, na przykład gdy redaktor współpracuje z klientem w innym kraju. Klient może wysyłać dokumenty online w celu ich przeglądania i modyfikacji przez którąkolwiek ze stron, co stanowi znacznie bardziej wydajne podejście niż wysyłanie dokumentów lub wysyłanie ich pocztą elektroniczną.
Współpraca online jest również łatwiejsza dzięki zarządzaniu dokumentami online. Niektóre firmy mają produkty, które zostały specjalnie zaprojektowane w celu ułatwienia współpracy, umożliwiając zalogowanie wielu osób jednocześnie w dokumencie, wprowadzanie zmian i dodawanie komentarzy. Elektroniczne przechowywanie dokumentów może być również przydatne jako środek bezpieczeństwa, zapewniając, że jeśli dokument zostanie uszkodzony w innych formatach i lokalizacjach, nadal będzie dostępny online.
Możliwe jest, aby dokumenty online były publiczne lub prywatne. Ludzie czasami udostępniają CV, wycinki i podobne dokumenty we wspólnym formacie, aby potencjalni klienci i zainteresowani członkowie mediów mieli do nich łatwy dostęp. Z drugiej strony osoby pracujące nad poufnym projektem mogą preferować obszar chroniony hasłem dla swoich dokumentów, aby mieć pewność, że nie będą widziane przez nieupoważniony personel. Ludzie zazwyczaj mogą dostosować ustawienia prywatności, w tym kto może przeglądać dokument, w dowolnym momencie.
Osoby zainteresowane zarządzaniem dokumentami online mogą korzystać z wielu usług. Ważne jest, aby zastanowić się, jakie funkcje mogą być pożądane przed zarejestrowaniem się w usłudze. Mądrze jest również zapytać innych ludzi, którzy będą pracować nad tym samym dokumentem, czy mają preferencje. Na przykład ktoś może już mieć subskrypcję usługi i woli pracować z tą usługą niż z subskrypcją innej usługi.