Co to jest zarządzanie dokumentami online?
Zarządzanie dokumentami online to usługa, która pozwala ludziom przeglądać, udostępniać, modyfikować i kontrolować dokumenty online. Wiele firm oferuje usługi zarządzania dokumentami online, a niektóre firmy tworzą własne systemy do użytku wewnętrznego. Niektóre usługi są bezpłatne, podczas gdy inne pobierają opłaty za utrzymanie usługi i zapewnienie dodatkowych korzyści i usług. Często zdarza się, że firmy oferują pakiet usług związanych z biurem z zarządzaniem dokumentami online, aby ludzie mogli uzyskać dostęp do wszystkiego, czego potrzebują w jednym miejscu.
Istnieje wiele powodów, dla których ludzie mogą chcieć uzyskać dostęp do dokumentów online. Jednym z najczęstszych powodów jest chęć posiadania wirtualnego biura. W wirtualnym biurze ktoś nie jest powiązany z określoną lokalizacją lub komputerem; Możliwe jest logowanie się w dowolnym miejscu na świecie, aby przeglądać dokumenty online. Ponadto ludzie mogą dzielić swoje wirtualne biuro, na przykład, gdy redaktor współpracuje z klientem w innym kraju. Klient może publikować dokuments online do przeglądania i modyfikacji przez którąkolwiek ze stron, znacznie bardziej wydajne podejście niż wysyłanie dokumentów lub wysyłanie ich e -mailem.
Współpraca online jest również łatwiejsza z zarządzaniem dokumentami online. Niektóre firmy mają produkty, które zostały specjalnie zaprojektowane w celu ułatwienia współpracy, umożliwiając jednocześnie rejestrowanie wielu osób w dokumencie, wprowadzając zmiany i dodając komentarze. Elektroniczne przechowywanie dokumentów może być również przydatne jako miara bezpieczeństwa, zapewniając, że jeśli dokument zostanie uszkodzony w innych formatach i lokalizacjach, będzie nadal dostępny online.
Możliwe jest uczynienie dokumentów online publicznych lub prywatnych. Ludzie czasami dostarczają CV, wycinki i podobne dokumenty w wspólnym formacie, aby potencjalni klienci i zainteresowani członkowie mediów mogli łatwo do nich uzyskać dostęp. Z drugiej strony osoby pracujące nad poufnym projektem mogą preferować hasło-Potowany obszar dla swoich dokumentów, aby upewnić się, że nie są one widziane przez nieautoryzowany personel. Ludzie zwykle mogą dostosować ustawienia prywatności, w tym, kto może przeglądać dokument w dowolnym momencie.
Osoby zainteresowane zarządzaniem dokumentami online mogą służyć z wielu usług. Ważne jest, aby zastanowić się, jakie funkcje mogą być pożądane przed zarejestrowaniem się z usługą, a także rozsądnie zapytać innych osób, które będą pracować nad tym samym dokumentem, jeśli mają preferencje. Na przykład ktoś może już mieć subskrypcję usługi i wolał pracować z tym, zamiast subskrybować inną usługę.