Qu'est-ce que la gestion de documents en ligne?
La gestion de documents en ligne est un service qui permet aux utilisateurs de visualiser, partager, modifier et contrôler des documents en ligne. Un certain nombre de sociétés offrent des services de gestion de documents en ligne et certaines créent leurs propres systèmes à usage interne. Certains services sont gratuits, tandis que d'autres facturent des frais pour maintenir le service et offrir des avantages et des services supplémentaires. Il n'est pas rare que les entreprises proposent une gamme de services de bureau avec une gestion de documents en ligne, de sorte que les utilisateurs puissent accéder à tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit.
Les utilisateurs peuvent vouloir accéder à des documents en ligne pour un certain nombre de raisons. L'une des raisons les plus courantes est le désir d'avoir un bureau virtuel. Avec un bureau virtuel, une personne n’est pas liée à un emplacement ou à un ordinateur spécifique; Il est possible de se connecter n'importe où dans le monde pour voir des documents en ligne. En outre, les utilisateurs peuvent partager leur bureau virtuel, par exemple lorsqu'un éditeur travaille avec un client d'un autre pays. Le client peut poster des documents en ligne pour consultation et modification par l’une ou l’autre partie, ce qui est beaucoup plus efficace que l’envoi de documents ou leur envoi par courrier électronique.
La collaboration en ligne est également plus facile avec la gestion de documents en ligne. Certaines sociétés proposent des produits spécialement conçus pour faciliter le travail collaboratif, permettant à plusieurs personnes de se connecter simultanément à un document, d'effectuer des modifications et d'ajouter des commentaires. Le stockage électronique de documents peut également être utile en tant que mesure de sécurité, garantissant que si le document est corrompu dans d'autres formats et emplacements, il sera toujours disponible en ligne.
Il est possible de rendre des documents en ligne publics ou privés. Les gens fournissent parfois des curriculum vitae, des coupures de presse et des documents similaires dans un format partagé afin que les clients potentiels et les membres des médias intéressés puissent y avoir facilement accès. D'autre part, les personnes travaillant sur un projet confidentiel peuvent préférer une zone protégée par un mot de passe pour leurs documents afin de s'assurer qu'elles ne sont pas vues par du personnel non autorisé. Les utilisateurs peuvent généralement ajuster les paramètres de confidentialité, y compris les personnes autorisées à afficher le document, à tout moment.
Les personnes intéressées par la gestion de documents en ligne peuvent utiliser plusieurs services. Il est important de réfléchir aux types de fonctionnalités souhaitées avant de souscrire à un service. Il peut également être judicieux de demander aux autres personnes qui travailleront sur le même document si elles ont une préférence. Par exemple, il est possible que quelqu'un ait déjà un abonnement à un service et préfère travailler avec celui-ci plutôt que de s'abonner à un autre service.