オンラインドキュメント管理とは

オンラインドキュメント管理は、人々がオンラインでドキュメントを表示、共有、変更、および制御できるようにするサービスです。 多くの企業がオンライン文書管理サービスを提供しており、一部の企業は内部使用のために独自のシステムを作成しています。 一部のサービスは無料ですが、他のサービスはサービスを維持し、追加の特典とサービスを提供するために料金を請求します。 企業がオンライン文書管理を備えた一連のオフィス関連サービスを提供し、人々が必要なものすべてを1か所で利用できるようにすることは珍しくありません。

人々がオンラインでドキュメントにアクセスできるようにしたい理由はいくつかあります。 最も一般的な理由の1つは、仮想オフィスを持つことです。 仮想オフィスでは、誰かが特定の場所やコンピューターに縛られていません。 世界中のどこにでもログオンしてオンラインでドキュメントを表示できます。 さらに、たとえば、編集者が他の国のクライアントと仕事をしている場合など、人々は仮想オフィスを共有できます。 クライアントは、ドキュメントをメールで送信したりメールで送信したりするよりもはるかに効率的な方法で、どちらかの当事者が表示および変更するためにドキュメントをオンラインで投稿できます。

オンラインドキュメント管理により、オンラインコラボレーションも容易になります。 一部の企業には、共同作業を容易にするために特別に設計された製品があり、複数の人が一度にドキュメントにログインして、変更を加えたりコメントを追加したりすることができます。 電子ドキュメントストレージは、セキュリティ対策としても役立ち、他の形式や場所でドキュメントが破損した場合でもオンラインで利用できるようにします。

オンライン文書を公開または非公開にすることができます。 人々は、履歴書、切り抜き、および類似のドキュメントを共有形式で提供して、見込み客やメディアの関心のあるメンバーが簡単にアクセスできるようにすることがあります。 一方、機密プロジェクトに携わる人々は、許可されていない人に見られないように、ドキュメント用にパスワードで保護された領域を好む場合があります。 通常、ユーザーはいつでもドキュメントの閲覧を許可されているユーザーを含むプライバシー設定を調整できます。

オンラインドキュメント管理に興味がある人は、多くのサービスを利用できます。 サービスにサインアップする前に、どのような種類の機能が望ましいかを考えることが重要です。また、同じドキュメントを作業する他の人に好みがあれば尋ねることも賢明です。 たとえば、誰かがすでにサービスのサブスクリプションを所有しており、別のサービスにサブスクライブするよりも、そのサービスを使用したい場合があります。