オンラインドキュメント管理とは何ですか？

オンラインドキュメント管理は、オンラインでドキュメントを表示、共有、変更、制御できるようにするサービスです。多くの企業がオンラインドキュメント管理サービスを提供しており、一部の企業は内部使用のために独自のシステムを作成しています。一部のサービスは無料ですが、他のサービスはサービスを維持し、追加の特典とサービスを提供するために料金を請求します。企業がオンラインドキュメント管理を備えたオフィス関連のサービスを提供して、必要なものをすべて1か所でアクセスできるようにすることは珍しくありません。最も一般的な理由の1つは、仮想オフィスを持ちたいという欲求です。仮想オフィスでは、誰かが特定の場所やコンピューターに縛られていません。オンラインでドキュメントを表示するために世界中のどこにでもログオンすることができます。さらに、たとえば、エディターが他の国のクライアントと協力しているときなど、人々は仮想オフィスを共有できます。クライアントはドキュメントを投稿できますどちらの当事者による視聴と修正のためのオンライン、ドキュメントを郵送したり、電子メールで送信するよりもはるかに効率的なアプローチ。

オンラインコラボレーションは、オンラインドキュメント管理でも簡単です。一部の企業は、共同作業を促進するように特別に設計された製品を持っています。電子ドキュメントストレージは、セキュリティメジャーとしても役立ち、ドキュメントが他の形式や場所で破損した場合でも、オンラインで利用できるようになります。

オンライン文書を公開またはプライベートにすることができます。人々は、履歴書、切り抜き、および同様の文書を共有形式で提供することがあり、将来のクライアントや関心のあるメンバーが簡単にアクセスできるようにします。一方、機密プロジェクトに取り組んでいる人々はパスワードを好むかもしれません - 許可されていない職員に見られないことを保証するための文書の保護エリア。人々は通常、いつでもドキュメントを表示することを許可されていることを含め、プライバシー設定を調整できます。

オンラインドキュメント管理に興味がある人は、多くのサービスからサービスを提供できます。サービスにサインアップする前にどのような機能が望まれるかを考えることが重要です。また、好みがある場合は同じドキュメントに取り組む他の人に尋ねることも賢明です。たとえば、誰かがすでにサービスのサブスクリプションを持っている可能性があり、別のサービスにサブスクライブするよりも、そのサービスと協力することを好むかもしれません。