Che cos'è la gestione dei documenti online?
La gestione dei documenti online è un servizio che consente alle persone di visualizzare, condividere, modificare e controllare i documenti online. Alcune società offrono servizi di gestione dei documenti online e alcune aziende creano i propri sistemi per uso interno. Alcuni servizi sono gratuiti, mentre altri addebitano commissioni per mantenere il servizio e fornire vantaggi e servizi extra. Non è raro che le aziende offrano una serie di servizi correlati all'ufficio con la gestione dei documenti online in modo che le persone possano accedere a tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico posto.
Esistono diversi motivi per cui le persone potrebbero voler essere in grado di accedere ai documenti online. Uno dei motivi più comuni è il desiderio di avere un ufficio virtuale. Con un ufficio virtuale, qualcuno non è legato a una posizione o un computer specifici; è possibile accedere in qualsiasi parte del mondo per visualizzare i documenti online. Inoltre, le persone possono condividere il loro ufficio virtuale, come ad esempio quando un editore lavora con un cliente in un altro paese. Il cliente può pubblicare documenti online per visualizzarli e modificarli da entrambe le parti, un approccio molto più efficiente rispetto all'invio di documenti o alla loro e-mail.
La collaborazione online è anche più semplice con la gestione dei documenti online. Alcune aziende hanno prodotti che sono stati specificamente progettati per facilitare il lavoro collaborativo, consentendo a più persone di accedere contemporaneamente a un documento, apportando modifiche e aggiungendo commenti. L'archiviazione elettronica dei documenti può anche essere utile come misura di sicurezza, garantendo che se il documento viene danneggiato in altri formati e posizioni, sarà comunque disponibile online.
È possibile rendere i documenti online pubblici o privati. Le persone a volte forniscono curriculum, ritagli e documenti simili in un formato condiviso in modo che i potenziali clienti e i membri interessati dei media possano accedervi facilmente. D'altra parte, le persone che lavorano su un progetto riservato potrebbero preferire un'area protetta da password per i loro documenti per garantire che non vengano visti da personale non autorizzato. Le persone di solito possono regolare le impostazioni sulla privacy, incluso chi è autorizzato a visualizzare il documento, in qualsiasi momento.
Le persone che sono interessate alla gestione dei documenti online possono servire da una serie di servizi. È importante pensare a quali tipi di funzionalità potrebbero essere desiderati prima di iscriversi a un servizio, e può anche essere saggio chiedere ad altre persone che lavoreranno sullo stesso documento se hanno una preferenza. Ad esempio, qualcuno potrebbe già avere un abbonamento a un servizio e preferire lavorare con quello piuttosto che abbonarsi a un altro servizio.