O que é gerenciamento de documentos on -line?
O gerenciamento de documentos on -line é um serviço que permite que as pessoas visualizem, compartilhem, modifiquem e controlem documentos on -line. Várias empresas oferecem serviços de gerenciamento de documentos on -line e algumas empresas criam seus próprios sistemas para uso interno. Alguns serviços são gratuitos, enquanto outros cobram taxas para manter o serviço e fornecer benefícios e serviços extras. Não é incomum que as empresas ofereçam um conjunto de serviços relacionados ao escritório com gerenciamento de documentos on-line para que as pessoas possam acessar tudo o que precisam em um só lugar.
Há várias razões pelas quais as pessoas podem querer acessar documentos on-line. Uma das razões mais comuns é o desejo de ter um escritório virtual. Com um escritório virtual, alguém não está ligado a um local ou computador específico; É possível fazer logon em qualquer lugar do mundo para ver documentos online. Além disso, as pessoas podem compartilhar seu escritório virtual, como por exemplo, quando um editor trabalha com um cliente em outro país. O cliente pode postar documentoss online for viewing and modification by either party, a much more efficient approach than mailing documents or emailing them.
Online collaboration is also easier with online document management. Algumas empresas têm produtos que foram projetados especificamente para facilitar o trabalho colaborativo, permitindo que várias pessoas sejam conectadas a um documento de uma só vez, fazendo alterações e adicionando comentários. O armazenamento eletrônico de documentos também pode ser útil como uma medida de segurança, garantindo que, se o documento for corrompido em outros formatos e locais, ele ainda estará disponível online.
It is possible to make online documents public or private. Às vezes, as pessoas fornecem currículos, recortes e documentos semelhantes em um formato compartilhado, para que clientes em potencial e membros interessados da mídia possam acessá -los facilmente. On the other hand, people working on a confidential project might prefer a password-Área protegida para seus documentos para garantir que eles não sejam vistos pelo pessoal não autorizado. As pessoas geralmente podem ajustar as configurações de privacidade, incluindo quem tem permissão para visualizar o documento, a qualquer momento.
Pessoas interessadas em gerenciamento de documentos on -line podem servir a partir de vários serviços. É importante pensar em que tipos de recursos podem ser desejados antes de se inscrever com um serviço, e também pode ser aconselhável perguntar a outras pessoas que estarão trabalhando no mesmo documento se tiverem uma preferência. Por exemplo, alguém já pode ter uma assinatura de um serviço e preferir trabalhar com esse em vez de assinar outro serviço.