O que é gerenciamento de documentos online?
O gerenciamento de documentos online é um serviço que permite que as pessoas visualizem, compartilhem, modifiquem e controlem documentos online. Várias empresas oferecem serviços de gerenciamento de documentos on-line, e algumas empresas criam seus próprios sistemas para uso interno. Alguns serviços são gratuitos, enquanto outros cobram taxas para manter o serviço e fornecer benefícios e serviços extras. Não é incomum as empresas oferecerem um conjunto de serviços relacionados ao escritório com gerenciamento de documentos on-line, para que as pessoas possam acessar tudo o que precisam em um só lugar.
Existem várias razões pelas quais as pessoas podem querer acessar documentos online. Um dos motivos mais comuns é o desejo de ter um escritório virtual. Com um escritório virtual, alguém não está vinculado a um local ou computador específico; é possível fazer logon em qualquer lugar do mundo para visualizar documentos online. Além disso, as pessoas podem compartilhar seu escritório virtual, como por exemplo, quando um editor trabalha com um cliente em outro país. O cliente pode publicar documentos online para visualização e modificação por qualquer uma das partes, uma abordagem muito mais eficiente do que enviar documentos por e-mail ou enviá-los por e-mail.
A colaboração online também é mais fácil com o gerenciamento de documentos online. Algumas empresas têm produtos projetados especificamente para facilitar o trabalho colaborativo, permitindo que várias pessoas sejam logadas em um documento ao mesmo tempo, fazendo alterações e adicionando comentários. O armazenamento eletrônico de documentos também pode ser útil como medida de segurança, garantindo que, se o documento for corrompido em outros formatos e locais, ele ainda estará disponível online.
É possível tornar documentos online públicos ou privados. Às vezes, as pessoas fornecem currículos, recortes e documentos semelhantes em um formato compartilhado para que clientes em potencial e membros interessados da mídia possam acessá-los facilmente. Por outro lado, as pessoas que trabalham em um projeto confidencial podem preferir uma área protegida por senha para seus documentos, para garantir que não sejam vistas por pessoal não autorizado. As pessoas geralmente podem ajustar as configurações de privacidade, incluindo quem tem permissão para visualizar o documento, a qualquer momento.
As pessoas interessadas no gerenciamento de documentos on-line podem atender a partir de vários serviços. É importante pensar sobre que tipos de recursos podem ser desejados antes de se inscrever em um serviço, e também pode ser aconselhável perguntar a outras pessoas que trabalharão no mesmo documento se elas têm preferência. Por exemplo, alguém já pode ter uma assinatura de um serviço e prefere trabalhar com ele em vez de se inscrever em outro serviço.