Comment choisir un assistant personnel?
L'ajout de n'importe quel employé à une équipe peut être source d'anxiété, mais quand on doit choisir un assistant personnel, encore plus de soin est impliqué. Un assistant personnel représente un employeur. En règle générale, un assistant prend les appels, prend rendez-vous et assure souvent la liaison entre l'employeur et le client. En tant que premier point de contact, un assistant doit faire preuve d'un comportement amical, professionnel et avoir une bonne idée des valeurs et de la mission que l'entreprise souhaite projeter.
Pour choisir un assistant personnel, il faut d’abord élaborer une description de poste comportant des tâches spécifiques. Dressez la liste de tout ce dont l’assistant personnel sera responsable et notez les logiciels et les programmes nécessaires à l’exécution des tâches. Classez les tâches par ordre d'importance. Si l'assistant consacre 60% de sa journée à la mise à jour du contenu Web, il est indispensable de choisir un assistant connaissant bien Internet. Tous les employés peuvent être formés, mais il est préférable que les forces d'un assistant personnel correspondent directement à l'essentiel des tâches. Des tâches occasionnelles peuvent être apprises sur le tas sans être dérobées pour la formation.
La liste suivante devrait identifier l'éthique de travail de l'entreprise. Quel est le plus important? Être à l'heure? Contribuer des idées créatives à l'équipe? Finir les travaux à temps? Choisissez un assistant personnel qui présente déjà les qualités et les attitudes que l'entreprise apprécie. Préparez au préalable des questions d'approfondissement pour explorer les méthodes de travail et les préférences du candidat.
De nombreux employeurs sont tentés de choisir un assistant personnel ayant des antécédents et des compétences similaires, car ils se sentent à l'aise avec la familiarité. C'est une erreur. L'idée d'un assistant personnel est d'avoir quelqu'un autour qui puisse prendre la relève et contribuer à l'équipe. Plutôt que d'embaucher une personne possédant les mêmes compétences, posez des questions sur d'autres domaines d'expertise. Répertoriez les faiblesses actuelles au bas des questions de l'entretien et tenez également à vous renseigner sur les antécédents dans ces domaines.
Pour choisir un assistant personnel capable de gérer les tâches techniques requises, vous devez bénéficier d'évaluations en ligne gratuites. Le niveau "expert" d'une personne dans un logiciel peut être l'idée d'une "novice" chez une autre. N'oubliez pas les zones de communication. L'assistant personnel communiquera-t-il avec les clients par courrier électronique ou par d'autres moyens de correspondance écrite? Obtenez un échantillon d'écriture. Les logiciels, les machines de bureau et les procédures de bureau standard peuvent être formés, mais il peut être difficile d'améliorer les compétences en écriture de ceux qui ne sont pas naturellement à l'aise avec la communication écrite. Les fautes d'orthographe, les fautes de frappe et une mauvaise grammaire sont un inconvénient majeur pour un client.
Alors, évaluez les besoins et prenez le temps de créer la description de travail. Déterminez les critères obligatoires, puis limitez les candidats et demandez un test. Faites confiance à votre instinct. Si la liste des candidats a été correctement réduite, les meilleurs choix auront probablement toutes les qualités les plus importantes. À ce stade, le choix doit être fait en sélectionnant le candidat avec lequel vous entretenez les meilleures relations.