Hvordan velger jeg en personlig assistent?

Å legge enhver ansatt til et team kan være angstfremkallende, men når man trenger å velge en personlig assistent, er enda mer omsorg involvert. En personlig assistent representerer en arbeidsgiver. Vanligvis vil en assistent ta samtaler, planlegge avtaler og ofte fungere som en forbindelse mellom arbeidsgiver og klient. Som det første kontaktpunktet må en assistent projisere en vennlig, profesjonell opptreden og ha en god følelse av verdiene og oppdraget selskapet ønsker å prosjektere.

For å velge personlig assistent må man først utvikle en stillingsbeskrivelse med spesifikke oppgaver. Liste over alt den personlige assistenten vil være ansvarlig for, og noter programvare og programmer som kreves for å utføre oppgavene. Ranger pliktene etter rekkefølge av betydning. Hvis assistenten vil bruke 60% av dagen på å oppdatere nettinnhold, er det et valg å velge en assistent med høy grad av internettkjenning. Alle ansatte kan få opplæring, men det er best hvis en personlig assistent styrker er direkte i tråd med hoveddelen av oppgavene. Tilfeldige plikter kan læres på jobben uten at mye tid blir stjålet bort for trening.

Den neste listen skal identifisere bedriftens arbeidsmoral. Hva er viktigst? Være presis? Bidra med kreative ideer til teamet? Fullføre arbeidet på rett tid? Velg en personlig assistent som allerede viser hvilke egenskaper og holdninger selskapet setter pris på. Forbered prøvespørsmål på forhånd for å utforske kandidatens arbeidsmetoder og preferanser.

Mange arbeidsgivere blir fristet til å velge en personlig assistent med lignende bakgrunn og dyktighet, fordi de føler seg komfortable med fortrolighet. Dette er en feil. Ideen med en personlig assistent er å ha noen rundt seg som vil hente slakken og bidra til teamet. I stedet for å ansette noen med samme ferdighetssett, kan du spørre om andre kompetanseområder. Liste over aktuelle svakheter nederst i intervjuspørsmålene, og gjør et poeng av å spørre om bakgrunn i disse områdene også.

For å velge en personlig assistent som kan håndtere de tekniske oppgavene som kreves, bør man dra nytte av gratis online vurderinger. En persons "ekspert" -nivå i et program kan være en annens ide om "nybegynner." Ikke glem kommunikasjonsområder. Vil den personlige assistenten kommunisere med klienter via e-post eller andre metoder for skriftlig korrespondanse? Få en skriftlig prøve. Programvare, kontormaskiner og standard kontorprosedyrer kan trenes, men det kan være vanskelig å forbedre skriveferdighetene for de som ikke er naturlig komfortable med skriftlig kommunikasjon. Feilstavinger, skrivefeil og dårlig grammatikk er en stor avkjøring for en klient.

Så vurder behov og bruk litt tid på å lage stillingsbeskrivelsen. Bestem kriteriene som må ha, og deretter begrense kandidatene og be om testing. Stol på instinktene dine. Hvis kandidatlisten er blitt ordentlig innsnevret, vil sannsynligvis toppvalgene ha alle de viktigste egenskapene. På dette tidspunktet bør valget tas ved å velge den kandidaten du har den beste rapporten med.