Hur väljer jag en personlig assistent?

Att lägga till alla anställda i ett team kan vara oroande, men när man behöver välja en personlig assistent är ännu mer vård involverad. En personlig assistent representerar en arbetsgivare. Vanligtvis kommer en assistent att ringa samtal, schemalägga möten och ofta fungera som ett samband mellan arbetsgivare och klient. Som den första kontaktpunkten måste en assistent projicera en vänlig, professionell inställning och ha en god känsla av de värden och uppdrag som företaget vill projicera.

För att välja en personlig assistent måste man först utveckla en arbetsbeskrivning med specifika uppgifter. Lista allt som den personliga assistenten kommer att ansvara för och notera programvara och program som krävs för att utföra uppgifterna. Rangordna uppgifterna efter viktigt ordning. Om assistenten kommer att spendera 60% av dagen på att uppdatera webbinnehåll, är det ett måste att välja en assistent med hög grad av kännedom på internet. Alla anställda kan utbildas, men det är bäst om en personlig assistents styrkor är direkt i linje med huvuddelen av uppgifterna. Tillfälliga uppgifter kan läras på jobbet utan att mycket tid blir stulna bort för utbildning.

Nästa lista bör identifiera företagets arbetsetik. Vad är viktigast? Vara i tid? Bidra med kreativa idéer till teamet? Slutför arbetet i tid? Välj en personlig assistent som redan har de egenskaper och attityder som företaget uppskattar. Förbered förberedande frågor i förväg för att utforska kandidatens arbetsmetoder och preferenser.

Många arbetsgivare frestas att välja en personlig assistent med liknande bakgrund och skicklighet, eftersom de känner sig bekväma med kännedom. Det här är ett misstag. Idén med en personlig assistent är att ha någon runt som kommer att plocka upp slacken och bidra till teamet. Istället för att anställa någon med samma kompetens, fråga om andra kompetensområden. Lista de aktuella svagheterna längst ner i intervjufrågorna och gör en punkt att undersöka om bakgrunden också i dessa områden.

För att välja en personlig assistent som kan hantera de tekniska uppgifterna som krävs, bör man dra nytta av gratis online-utvärderingar. En persons nivå "expert" i ett program kan vara en annans idé om "nybörjare". Glöm inte kommunikationsområden. Kommer den personliga assistenten att kommunicera med klienter via e-post eller andra metoder för skriftlig korrespondens? Få ett skrivprov. Programvara, kontormaskiner och standardkontor kan utbildas, men det kan vara svårt att förbättra skrivfärdigheterna för dem som inte är naturligt bekväma med skriftlig kommunikation. Felstavningar, skrivfel och dålig grammatik är en stor avstängning för en klient.

Så bedöma behov och spendera lite tid på att skapa arbetsbeskrivningen. Bestäm kriteriet som måste vara, begränsa sedan kandidaterna och begär testning. Lita på dina instinkter. Om kandidatlistan har minskats ordentligt kommer de bästa valen troligen att ha alla de viktigaste egenskaperna. Vid denna punkt bör valet göras genom att välja den kandidat som du har bäst rapport.