Hoe kies ik een persoonlijke assistent?
Het toevoegen van elke werknemer aan een team kan angst zijn, maar wanneer men een persoonlijke assistent moet kiezen, is er nog meer zorg bij betrokken. Een persoonlijke assistent vertegenwoordigt een werkgever. Meestal zal een assistent bellen, afspraken plannen en vaak optreden als een contactpersoon tussen werkgever en klant. Als het eerste aanspreekpunt moet een assistent een vriendelijke, professionele houding projecteren en een goed beeld hebben van de waarden en missie die het bedrijf wil projecteren.
Om een persoonlijke assistent te kiezen, moet men eerst een functiebeschrijving ontwikkelen met specifieke taken. Maak een lijst van alles waarvoor de persoonlijke assistent verantwoordelijk is en noteer software en programma's die nodig zijn om de taken uit te voeren. Rangschikken de taken op volgorde van belang. Als de assistent 60% van de dag zal doorbrengen met het bijwerken van webinhoud, is het selecteren van een assistent met een hoge mate van internet bekendheid een must. Alle werknemers kunnen worden getraind, maar het is het beste als de sterke punten van een persoonlijke assistent direct in lijn zijn methet grootste deel van de taken. Af en toe taken kunnen op het werk worden geleerd zonder veel tijd te worden gestolen voor training.
De volgende lijst moet de werkethiek van het bedrijf identificeren. Wat is het belangrijkst? Op tijd zijn? Bijdragen van creatieve ideeën aan het team? Werk tijdig afmaken? Kies een persoonlijke assistent die al de kwaliteiten vertoont en de houding die het bedrijf waardeert. Bereid vooraf sonderenvragen voor om de werkmethoden en voorkeuren van de kandidaat te verkennen.
Veel werkgevers komen in de verleiding om een persoonlijke assistent van vergelijkbare achtergrond en vaardigheden te kiezen, omdat ze zich op hun gemak voelen bij bekendheid. Dit is een vergissing. Het idee van een persoonlijke assistent is om iemand in de buurt te hebben die de speling zal oppakken en bijdraagt aan het team. In plaats van iemand in te huren met dezelfde vaardigheden, vraag dan naar andere expertisegebieden. Maak een lijst van huidige zwakke punten onderaan het interview QuEsties en maak ook een onderzoekspunt op de achtergrond in die gebieden.
Om een persoonlijke assistent te kiezen die de vereiste technische taken kan verwerken, moet men profiteren van gratis online beoordelingen. Het "expert" -niveau van de ene persoon in een softwareprogramma is misschien een ander idee van "beginner". Vergeet communicatiegebieden niet. Zal de persoonlijke assistent communiceren met klanten via e -mail of andere methoden voor schriftelijke correspondentie? Krijg een schrijfvoorbeeld. Software, kantoormachines en standaard kantoorprocedures kunnen worden getraind, maar het kan moeilijk zijn om schrijfvaardigheden te verbeteren voor degenen die niet van nature vertrouwd zijn met schriftelijke communicatie. Spelfouten, typefouten en slechte grammatica zijn een grote afslag voor een klant.
Beoordeel dus de behoeften en besteed wat tijd aan het maken van de functiebeschrijving. Bepaal de criteria van de must en beperk vervolgens de kandidaten en vraag aan testen. Vertrouw op je instincten. Als de kandidatenlijst correct is beperkt, dan kiest de top wiIk heb waarschijnlijk alle belangrijkste kwaliteiten. Op dit moment moet de keuze worden gemaakt door de kandidaat te selecteren met wie u de beste rapport hebt.