Hoe kies ik een persoonlijke assistent?

Het toevoegen van een medewerker aan een team kan angst opwekken, maar wanneer iemand een persoonlijke assistent moet kiezen, is er nog meer zorg nodig. Een persoonlijke assistent vertegenwoordigt een werkgever. Doorgaans neemt een assistent telefoontjes aan, plant hij afspraken en treedt hij vaak op als contactpersoon tussen werkgever en cliënt. Als eerste aanspreekpunt moet een assistent een vriendelijke, professionele houding uitstralen en een goed gevoel hebben voor de waarden en missie die het bedrijf wenst te projecteren.

Om een ​​persoonlijke assistent te kiezen, moet men eerst een functiebeschrijving met specifieke taken ontwikkelen. Maak een lijst van alles waarvoor de persoonlijke assistent verantwoordelijk zal zijn en noteer de software en programma's die nodig zijn om de taken uit te voeren. Rangschik de taken in volgorde van belangrijkheid. Als de assistent 60% van de dag bezig is met het bijwerken van webinhoud, is het selecteren van een assistent met een hoge mate van internetbekendheid een must. Alle werknemers kunnen worden opgeleid, maar het is het beste als de sterke punten van een persoonlijke assistent direct in overeenstemming zijn met het grootste deel van de taken. Incidentele taken kunnen tijdens het werk worden geleerd zonder dat er veel tijd wordt gestolen voor training.

De volgende lijst moet de bedrijfsethiek van het bedrijf identificeren. Wat is het belangrijkste? Op tijd zijn? Biedt u creatieve ideeën aan het team? Tijdig werk afronden? Kies een persoonlijke assistent die al de kwaliteiten en attitudes vertoont die het bedrijf op prijs stelt. Bereid vooraf indringende vragen voor om de werkmethoden en voorkeuren van de kandidaat te verkennen.

Veel werkgevers worden verleid om een ​​persoonlijke assistent met dezelfde achtergrond en vaardigheden te kiezen, omdat ze zich vertrouwd voelen met vertrouwdheid. Dit is een vergissing. Het idee van een persoonlijke assistent is om iemand in de buurt te hebben die de speling opneemt en bijdraagt ​​aan het team. Vraag niet naar andere expertisegebieden in plaats van iemand met dezelfde vaardigheden aan te nemen. Maak een lijst van huidige tekortkomingen onderaan de interviewvragen en vraag ook naar die achtergrond op die gebieden.

Om een ​​persoonlijke assistent te kiezen die de vereiste technische taken aankan, moet u profiteren van gratis online beoordelingen. Het 'expert'-niveau van een persoon in een softwareprogramma kan het idee van een ander zijn voor' beginneling '. Vergeet de communicatiegebieden niet. Zal de persoonlijke assistent communiceren met klanten via e-mail of andere methoden van schriftelijke correspondentie? Ontvang een schrijfvoorbeeld. Software, kantoormachines en standaard kantoorprocedures kunnen worden getraind, maar het kan moeilijk zijn om de schrijfvaardigheden te verbeteren voor mensen die van nature niet vertrouwd zijn met schriftelijke communicatie. Spelfouten, typefouten en slechte grammatica zijn een grote afwisseling voor een klant.

Evalueer dus de behoeften en besteed wat tijd aan het maken van de functiebeschrijving. Bepaal de vereiste criteria, beperk vervolgens de kandidaten en vraag om testen. Vertrouw je instinct. Als de kandidatenlijst goed is beperkt, hebben de topkeuzes waarschijnlijk alle belangrijkste kwaliteiten. Op dit punt moet de keuze worden gemaakt door de kandidaat te selecteren met wie u de beste verstandhouding heeft.