Comment développer un plan de gestion des connaissances?
Un plan de gestion des connaissances devrait commencer par définir les objectifs de l'organisation, qui seraient normalement centrés sur la satisfaction des besoins des clients. Les systèmes de gestion des connaissances doivent être conçus pour promouvoir les buts et objectifs de l'organisation de l'entreprise. Un plan devrait viser à encourager et à renforcer le partage des connaissances entre les membres de l’organisation par le biais de mesures incitatives, la création de communautés d’experts et la fourniture de technologies collaboratives. Les processus doivent être adaptés pour améliorer la saisie des connaissances, gérer les informations et les connaissances créées au cours des opérations commerciales et introduire des systèmes logiciels appropriés.
La création d'une culture de partage des connaissances parmi le personnel de l'organisation devrait être l'objectif d'un plan de gestion des connaissances. Les personnes les plus proches des produits, processus ou clients de l'entreprise doivent être encouragées - avec l'aide d'une stratégie d'incitation - à partager leurs expériences et à faire des suggestions pour améliorer certains aspects de l'opération. Un logiciel collaboratif devrait être mis à disposition et le personnel devrait être encouragé à se réunir au sein de communautés d'experts en création pour proposer et discuter des idées créatives. Le personnel devrait recevoir une formation lui permettant d'identifier le lieu où les connaissances sont créées et comment elles doivent être partagées. Les employés concernés doivent également savoir où les connaissances sont stockées et comment accéder à ces connaissances en cas de besoin.
En élaborant un plan de gestion des connaissances, l’entreprise doit comprendre que l’enregistrement, la conservation et le stockage approprié des connaissances et de l’expérience acquises lors de la réalisation d’un projet particulier ne sont pas la priorité absolue des membres du personnel. Ils visent principalement à accroître la valeur client et à assurer un service client complet, ce qui entraînera une augmentation des ventes. Pour cette raison, la nécessité de capturer les connaissances doit être intégrée aux systèmes et processus afin de pouvoir enregistrer l'expérience utile pour un bénéfice futur est une partie essentielle de la réalisation d'un projet. Cela peut signifier, par exemple, l’adaptation du logiciel, de sorte qu’un rapport doit être mis en concurrence pour la base de données de connaissances avant que le projet puisse être clôturé. Vous pouvez ensuite accéder aux commentaires des opérations en cours pour constituer une base pour les projets futurs.
Le plan de gestion des connaissances devrait désigner le personnel pertinent au sein de l'organisation qui pourrait guider et orienter le projet de gestion des connaissances et aider à développer le partage des connaissances en concevant des systèmes. Cela impliquerait également l'élaboration de manuels de formation du personnel et de cours de formation. Cette fonction peut être une adaptation du rôle d'un cadre supérieur ou peut impliquer la création d'un nouveau poste de responsable des connaissances. En fonction de la taille de l'organisation, une équipe de gestion des connaissances pourrait être recrutée pour assister le gestionnaire des connaissances.