Hoe ontwikkel ik een kennismanagementplan?
Een kennisbeheerplan moet beginnen met het definiëren van de doelen van de organisatie, die normaal gesproken gericht zijn op het voldoen aan de behoeften van de klant. Kennisbeheersystemen moeten worden ontworpen om de doelen en doelstellingen van de bedrijfsorganisatie te bevorderen. Een plan moet gericht zijn op het aanmoedigen en verbeteren van kennisuitwisseling tussen de mensen in de organisatie door middel van incentives, het opzetten van expert communities en het aanbieden van collaboratieve technologie. Processen moeten worden aangepast om het vastleggen van kennis te verbeteren, de informatie en kennis die in het kader van bedrijfsactiviteiten is gecreëerd te beheren en geschikte softwaresystemen te introduceren.
Het creëren van een kennisuitwisselingscultuur onder het personeel in de organisatie moet het doel zijn van een kennisbeheerplan. Degenen die het dichtst bij de producten, processen of klanten van de onderneming staan, moeten worden aangemoedigd - met behulp van een stimuleringsstrategie - om ervaringen te delen en suggesties te doen voor verbetering van individuele aspecten van de operatie. Collaboratieve software moet beschikbaar worden gesteld en personeel moet worden aangemoedigd om samen te komen in creatieve expertcommunity's om creatieve ideeën naar voren te brengen en te bespreken. Medewerkers moeten training krijgen waarmee ze kunnen vaststellen waar kennis wordt gecreëerd en hoe deze moet worden gedeeld. De relevante werknemers moeten ook weten waar kennis wordt opgeslagen en hoe ze toegang kunnen krijgen tot de kennis wanneer dat nodig is.
Bij het opstellen van een kennisbeheersplan moet de onderneming zich realiseren dat het vastleggen, bewaren en op de juiste manier opslaan van kennis en ervaring die is opgedaan bij het uitvoeren van een bepaald project niet de hoogste prioriteit is voor medewerkers. Ze zijn primair gericht op het verbeteren van de klantwaarde en het garanderen van volledige klantenservice, wat zal leiden tot een verhoogde omzet. Om deze reden moet de behoefte om kennis vast te leggen in systemen en processen worden ingebouwd, dus het vastleggen van nuttige ervaringen voor toekomstig voordeel is een essentieel onderdeel van het voltooien van een project. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat software moet worden aangepast, dus een rapport moet worden geconcurreerd voor de kennisdatabase voordat het project kan worden afgesloten. Feedback van huidige bewerkingen kan vervolgens worden gebruikt als basis voor toekomstige projecten.
Het kennismanagementplan moet relevant personeel binnen de organisatie aanwijzen dat het kennismanagementproject kan begeleiden en sturen en kan helpen bij het ontwikkelen van kennisuitwisseling door systemen te ontwerpen. Dit zou ook de ontwikkeling van handleidingen voor personeelstraining en cursussen omvatten. Deze functie kan een aanpassing zijn van de rol van een senior medewerker of kan de creatie van een nieuwe functie van kennismanager inhouden. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan een kennismanagementteam worden aangeworven om de kennismanager te helpen.