Jak opracować plan zarządzania wiedzą?
Plan zarządzania wiedzą powinien rozpocząć się od zdefiniowania celów organizacji, które normalnie koncentrowałyby się na zaspokajaniu potrzeb klientów. Systemy zarządzania wiedzą muszą być zaprojektowane w celu realizacji celów organizacji biznesowej. Plan powinien mieć na celu zachęcanie i zwiększanie wymiany wiedzy między osobami w organizacji poprzez zachęty, tworzenie społeczności ekspertów i zapewnianie technologii współpracy. Procesy powinny zostać dostosowane w celu lepszego przechwytywania wiedzy, zarządzania informacjami i wiedzą powstającymi podczas operacji biznesowych oraz wprowadzania odpowiednich systemów oprogramowania.
Stworzenie kultury dzielenia się wiedzą wśród pracowników organizacji powinno być celem planu zarządzania wiedzą. Osoby najbliższe produktom, procesom lub klientom przedsiębiorstwa powinny być zachęcane - za pomocą strategii motywacyjnej - do dzielenia się doświadczeniami i sugestii dotyczących ulepszenia poszczególnych aspektów działalności. Oprogramowanie do współpracy powinno zostać udostępnione, a personel powinien być zachęcany do spotykania się w kreatywnych społecznościach ekspertów w celu przedstawiania i omawiania kreatywnych pomysłów. Personel powinien przejść szkolenie, które pozwoli mu określić, gdzie tworzona jest wiedza i jak się nią dzielić. Odpowiedni pracownicy powinni również wiedzieć, gdzie przechowywana jest wiedza i jak uzyskać dostęp do wiedzy, gdy jest ona potrzebna.
Opracowując plan zarządzania wiedzą, przedsiębiorstwo powinno zdawać sobie sprawę, że rejestrowanie, przechowywanie i odpowiednie przechowywanie wiedzy i doświadczenia zdobytego podczas realizacji konkretnego projektu nie jest najwyższym priorytetem pracowników. Ich celem jest przede wszystkim zwiększenie wartości dla klienta i zapewnienie pełnej obsługi klienta, co doprowadzi do zwiększenia sprzedaży. Z tego powodu potrzeba przechwytywania wiedzy musi być wbudowana w systemy i procesy, dlatego rejestrowanie użytecznych doświadczeń dla przyszłych korzyści jest istotną częścią ukończenia projektu. Może to na przykład oznaczać dostosowanie oprogramowania, dlatego przed zakończeniem projektu należy konkurować o bazę danych wiedzy. Następnie można uzyskać informacje zwrotne z bieżących operacji, aby stworzyć podstawę dla przyszłych projektów.
Plan zarządzania wiedzą powinien wyznaczyć odpowiedniego personelu w organizacji, który może kierować projektem zarządzania wiedzą i kierować nim oraz pomóc w rozwijaniu wymiany wiedzy poprzez projektowanie systemów. Obejmowałoby to również opracowanie podręczników szkoleniowych dla personelu i kursów szkoleniowych. Ta funkcja może być dostosowaniem roli starszego członka personelu lub może obejmować utworzenie nowego stanowiska kierownika wiedzy. W zależności od wielkości organizacji można zatrudnić zespół zarządzający wiedzą do pomocy menedżerowi wiedzy.