Quelles sont les différentes méthodes pour organiser la paperasse?
Il existe plusieurs méthodes pour organiser la paperasse, en fonction du type d’information que l’on essaie de gérer. Par exemple, certaines personnes peuvent avoir besoin d'aide pour gérer le courrier et les papiers divers qui se retrouvent chaque jour chez eux. D'autres ont un bureau à domicile désorganisé, avec un mélange déroutant de paperasse vitale et de fouillis inutiles. D’autres encore ont peut-être bien rangé leurs papiers, mais n’ont tout simplement pas assez d’espace de stockage pour les tenir à l’écart. Il existe des solutions pratiques à chacun de ces types de problèmes. Beaucoup de gens trouvent que la meilleure option consiste à combiner le tri, le nettoyage, le classement et le stockage.
Les experts en organisation ont souvent certaines règles pour organiser la paperasse, ou apprivoiser le papier . Par exemple, certains professionnels recommandent d’essayer de toucher un papier aussi peu que possible lorsqu’il s’agit de le manipuler. De nombreuses personnes suggèrent d’ouvrir immédiatement le courrier quotidien, puis de décider de le jeter ou de le classer, plutôt que de le mettre dans une pile divers pour qu’il soit traité plus tard. Les factures à payer peuvent être organisées en fonction de la date d'échéance. Il peut être utile d'utiliser un calendrier de paiement ou un système de rappel pour éviter les retards de paiement.
L'organisation quotidienne de la paperasserie, à l'aide de certains outils, peut aider à éviter que l'encombrement ne s'accumule. Les articles pouvant être utiles pour traiter les papiers comprennent les paniers ou les bacs pour le courrier entrant, ainsi que les corbeilles à papier et les bacs de recyclage pour la mise au rebut des documents indésirables. Les petits classeurs ou les organisateurs peuvent également être utiles pour les objets que les gens portent régulièrement avec eux. Par exemple, les personnes qui utilisent des coupons lors de leurs achats pourraient bénéficier d'un organisateur portable de type accordéon.
Lorsque vous essayez d’organiser votre bureau à domicile, de nombreuses personnes préfèrent organiser leurs tâches en utilisant des chemises, des classeurs ou des boîtes avec des étiquettes. Après avoir éliminé les éléments inutiles, les documents restants au bureau peuvent être triés et classés selon des catégories spécifiques. Parmi les exemples les plus courants figurent les informations personnelles, les dossiers médicaux et les informations financières. De robustes contenants en carton ou en plastique peuvent être utiles pour le stockage à long terme de documents qu'il n'est pas nécessaire de consulter régulièrement.
Une astuce supplémentaire pour organiser la paperasse est de réduire la quantité réelle de papier dans la maison. De nombreux documents peuvent être numérisés et stockés sur un ordinateur ou un disque dur externe. On peut également créer des fichiers informatiques pour les budgets et autres dossiers du ménage, éliminant ainsi les excès de papier. Si nécessaire, des copies papier des documents peuvent être imprimées si nécessaire. Un coffre-fort personnel ou un coffre-fort est souvent recommandé pour stocker des documents irremplaçables ou officiels.