Quali sono i diversi metodi per organizzare i documenti?
Esistono diversi metodi per organizzare i documenti, a seconda del tipo di informazioni che si sta tentando di gestire. Ad esempio, alcune persone potrebbero aver bisogno di aiuto per gestire la posta e i documenti vari che arrivano ogni giorno nelle loro case. Altri hanno un ufficio a casa disorganizzato, con un mix confuso di scartoffie vitali e disordine inutile. Ancora altri individui potrebbero avere i loro documenti organizzati in modo ordinato, ma semplicemente non hanno lo spazio di archiviazione per tenerli lontani. Esistono soluzioni pratiche per ciascuno di questi tipi di problemi. Molte persone trovano che l'opzione migliore sia una combinazione di ordinamento, spurgo, archiviazione e archiviazione.
Gli esperti dell'organizzazione hanno spesso alcune regole per l'organizzazione delle pratiche burocratiche o per l'addomesticamento della carta . Ad esempio, alcuni professionisti consigliano di provare a toccare un pezzo di carta il meno volte possibile quando si tratta di esso. Molte persone suggeriscono di aprire immediatamente la posta quotidiana e quindi di decidere se scartarla o archiviarla, piuttosto che metterla in una pila diversa da trattare in seguito. Le fatture da pagare possono essere organizzate in base alla data di scadenza e potrebbe essere utile utilizzare un calendario dei pagamenti o un sistema di promemoria per evitare pagamenti in ritardo.
Organizzare le scartoffie su base giornaliera, con l'aiuto di alcuni strumenti, può aiutare qualcuno a evitare l'accumulo di disordine. Gli articoli che possono essere utili nella gestione dei documenti includono cestini o vassoi per la posta in arrivo, nonché contenitori per la spazzatura e il riciclaggio per l'eliminazione di documenti indesiderati. Piccoli raccoglitori o organizzatori possono anche tornare utili per le cose che le persone portano con sé regolarmente. Ad esempio, le persone che usano i coupon quando fanno acquisti possono beneficiare di un organizzatore portatile a fisarmonica.
Quando si tenta di organizzare l'home office, molte persone preferiscono organizzare i documenti utilizzando cartelle e armadi di file o scatole con etichette. Dopo aver eliminato gli articoli non necessari, i documenti che rimangono in ufficio possono essere ordinati e archiviati in base a categorie specifiche. Esempi comuni di questi includono informazioni personali, cartelle cliniche e informazioni finanziarie. I robusti contenitori di cartone o plastica possono essere utili per la conservazione a lungo termine di documenti che non devono essere esaminati regolarmente.
Un ulteriore suggerimento per l'organizzazione delle pratiche burocratiche è la riduzione della quantità effettiva di carta in casa. Molti documenti possono essere scansionati e archiviati su un computer o su un disco rigido esterno. Si possono anche creare file di computer per budget e altri documenti domestici, eliminando così la carta in eccesso. Se necessario, è possibile stampare copie cartacee dei documenti quando necessario. Una cassaforte personale o una cassetta di sicurezza sono spesso raccomandate per la conservazione di documenti insostituibili o ufficiali.