Hva er de forskjellige metodene for å organisere papirarbeid?

Det er flere metoder for å organisere papirarbeid, avhengig av hvilken type informasjon man prøver å administrere. Noen mennesker kan for eksempel trenge hjelp til å takle posten og diverse papirer som finner veien inn i hjemmene sine hver dag. Andre har et uorganisert hjemmekontor, med en forvirrende blanding av viktig papirarbeid og unødvendig rot. Atter andre personer kan ha papirene sine organisert pent, men mangler bare lagringsplass for å holde dem utenfor veien. Det er praktiske løsninger for hver av disse problemene. Mange opplever at det beste alternativet er en kombinasjon av sortering, rensing, arkivering og lagring.

Organisasjonseksperter har ofte visse regler for organisering av papirarbeid, eller papir-taming . Noen fagpersoner anbefaler for eksempel å prøve å ta på et stykke papir så få ganger som mulig når du arbeider med det. Mange mennesker foreslår at du åpner daglig post umiddelbart, og deretter bestemmer om de vil forkaste den eller arkivere den, i stedet for å legge den i en annen haug som skal behandles senere. Regninger som skal betales kan organiseres etter forfallsdato, og det kan være nyttig å bruke en betalingskalender eller påminnelsessystem for å unngå for sen betaling.

Organisering av papirarbeid daglig, ved hjelp av noen verktøy, kan hjelpe noen å unngå å la rotet bygge seg opp. Elementer som kan være nyttige i å håndtere papirer inkluderer kurver eller skuffer for innkommende post, i tillegg til søppel- og gjenvinningsbokser for å kaste uønskede dokumenter. Små permer eller arrangører kan også komme til nytte for ting som folk har med seg regelmessig. For eksempel kan folk som bruker kuponger når de handler, dra nytte av en bærbar, trekkspill-arrangør.

Når du prøver hjemmekontororganisasjon, foretrekker mange å organisere papirarbeid ved å bruke filmapper og skap, eller esker med etiketter. Etter å ha eliminert unødvendige gjenstander, kan papirene som blir liggende på kontoret sorteres og arkiveres i henhold til bestemte kategorier. Vanlige eksempler på disse inkluderer personlig informasjon, medisinske poster og økonomisk informasjon. Robust papp- eller plastbeholdere kan være nyttige for langtidslagring av dokumenter som ikke trenger å bli sett på regelmessig.

Et ekstra hint for å organisere papirarbeid er å redusere den faktiske mengden papir i huset. Mange dokumenter kan skannes og lagres på en datamaskin eller ekstern harddisk. Man kan også lage datafiler for budsjetter og andre husholdningsregistre, og dermed eliminere overflødig papir. Om nødvendig kan papirkopier av dokumenter skrives ut ved behov. En personlig safe eller en safe anbefales ofte for å lagre uerstattelige eller offisielle dokumenter.