Quais são os diferentes métodos para organizar a papelada?
Existem vários métodos para organizar a papelada, dependendo do tipo de informação que se está tentando gerenciar. Por exemplo, algumas pessoas podem precisar de ajuda para lidar com o correio e papéis diversos que chegam às suas casas todos os dias. Outros têm um escritório em casa desorganizado, com uma mistura confusa de papelada vital e confusão desnecessária. Outras pessoas ainda podem ter seus papéis organizados ordenadamente, mas simplesmente não têm espaço de armazenamento para mantê-los fora do caminho. Existem soluções práticas para cada um desses tipos de problemas. Muitas pessoas acham que a melhor opção é uma combinação de classificação, limpeza, arquivamento e armazenamento.
Os especialistas em organização geralmente têm certas regras para organizar a papelada ou domar papéis . Por exemplo, alguns profissionais recomendam tentar tocar um pedaço de papel o menor número de vezes possível ao lidar com ele. Muitas pessoas sugerem abrir e-mails diários imediatamente e, em seguida, decidir descartá-los ou arquivá-los, em vez de colocá-los em uma pilha diversa a ser tratada posteriormente. As contas a serem pagas podem ser organizadas de acordo com a data de vencimento e pode ser útil utilizar um calendário de pagamentos ou um sistema de lembretes para ajudar a evitar pagamentos em atraso.
Organizar a papelada diariamente, com o auxílio de algumas ferramentas, pode ajudar alguém a evitar o acúmulo de lixo. Os itens que podem ser úteis para lidar com papéis incluem cestas ou bandejas para correspondência recebida, além de lixeiras e lixeiras para descarte de documentos indesejados. Fichários pequenos ou organizadores também podem ser úteis para coisas que as pessoas carregam regularmente. Por exemplo, as pessoas que usam cupons quando fazem compras podem se beneficiar de um organizador portátil do tipo acordeão.
Ao tentar a organização do escritório em casa, muitas pessoas preferem organizar a papelada usando pastas de arquivos e armários ou caixas com etiquetas. Depois de eliminar itens desnecessários, a papelada que permanece no escritório pode ser classificada e arquivada de acordo com categorias específicas. Exemplos comuns disso incluem informações pessoais, registros médicos e informações financeiras. Recipientes resistentes de papelão ou plástico podem ser úteis para o armazenamento a longo prazo de documentos que não precisam ser examinados regularmente.
Uma dica adicional para organizar a papelada é reduzir a quantidade real de papel na casa. Muitos documentos podem ser digitalizados e armazenados em um computador ou disco rígido externo. Pode-se também criar arquivos de computador para orçamentos e outros registros domésticos, eliminando assim o excesso de papel. Se necessário, cópias impressas dos documentos podem ser impressas quando necessário. Um cofre pessoal ou um cofre é frequentemente recomendado para armazenar documentos insubstituíveis ou oficiais.