Wat zijn de verschillende methoden voor het organiseren van papierwerk?
Er zijn verschillende methoden om papierwerk te organiseren, afhankelijk van het type informatie dat men probeert te beheren. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld hulp nodig bij het omgaan met de post en diverse papieren die elke dag hun weg vinden naar hun huizen. Anderen hebben een ongeorganiseerd thuiskantoor, met een verwarrende mix van vitaal papierwerk en onnodige rommel. Nog andere personen hebben misschien hun papieren netjes georganiseerd, maar missen simpelweg de opslagruimte om ze uit de weg te houden. Er zijn praktische oplossingen voor elk van dit soort problemen. Veel mensen vinden dat de beste optie een combinatie is van sorteren, opschonen, archiveren en opslaan.
Organisatie-experts hebben vaak bepaalde regels voor het organiseren van papierwerk of het temmen van papier . Sommige professionals raden bijvoorbeeld aan om een stuk papier zo min mogelijk aan te raken wanneer ze ermee omgaan. Veel mensen stellen voor om dagelijkse e-mail onmiddellijk te openen en vervolgens te beslissen of deze wordt weggegooid of opgeslagen, in plaats van het in een stapel te plaatsen om later te behandelen. Te betalen facturen kunnen worden georganiseerd op basis van de vervaldatum en het kan nuttig zijn om een betalingskalender of een herinneringssysteem te gebruiken om late betalingen te voorkomen.
Door dagelijks papierwerk te organiseren, met behulp van enkele tools, kan iemand voorkomen dat rommel zich ophoopt. Items die nuttig kunnen zijn bij het omgaan met papieren zijn manden of laden voor inkomende post, evenals prullenbak en prullenbakken voor het weggooien van ongewenste documenten. Kleine mappen of organisatoren kunnen ook handig zijn voor dingen die mensen regelmatig bij zich hebben. Mensen die bijvoorbeeld tijdens het winkelen kortingsbonnen gebruiken, kunnen profiteren van een draagbare organizer van het accordeontype.
Bij een poging thuiskantoor te organiseren, geven veel mensen de voorkeur aan het organiseren van papierwerk met behulp van bestandsmappen en kasten of dozen met labels. Na het elimineren van onnodige items, kan het papierwerk dat op kantoor blijft worden gesorteerd en opgeslagen volgens specifieke categorieën. Veel voorkomende voorbeelden hiervan zijn persoonlijke informatie, medische dossiers en financiële informatie. Stevige kartonnen of plastic containers kunnen handig zijn voor het langdurig bewaren van documenten die niet regelmatig bekeken hoeven te worden.
Een extra tip voor het organiseren van papierwerk is het verminderen van de werkelijke hoeveelheid papier in huis. Veel documenten kunnen worden gescand en opgeslagen op een computer of externe harde schijf. Men kan ook computerbestanden maken voor budgetten en andere huishoudelijke gegevens, waardoor overtollig papier wordt verwijderd. Indien nodig kunnen papieren exemplaren worden afgedrukt wanneer dat nodig is. Een persoonlijke kluis of een kluisje wordt vaak aanbevolen voor het opslaan van onvervangbare of officiële documenten.