Jakie są różne metody porządkowania dokumentów?
Istnieje kilka metod porządkowania dokumentacji, w zależności od rodzaju informacji, którą chce się zarządzać. Na przykład niektóre osoby mogą potrzebować pomocy w radzeniu sobie z pocztą i różnymi dokumentami, które każdego dnia trafiają do ich domów. Inni mają zdezorganizowane domowe biuro z mylącą mieszanką niezbędnych dokumentów i niepotrzebnego bałaganu. Jeszcze inne osoby mogą porządnie uporządkować swoje dokumenty, ale po prostu brakuje im miejsca do przechowywania, aby nie przeszkadzały. Istnieją praktyczne rozwiązania dla każdego z tych rodzajów problemów. Wiele osób uważa, że najlepszą opcją jest kombinacja sortowania, czyszczenia, archiwizacji i przechowywania.
Eksperci organizacyjni często mają określone zasady dotyczące organizacji dokumentacji lub oswajania papieru . Na przykład niektórzy specjaliści zalecają dotykanie kawałka papieru tak rzadko, jak to możliwe, gdy ma się do czynienia z nim. Wiele osób sugeruje natychmiastowe otwieranie codziennej poczty, a następnie decydowanie, czy należy ją odrzucić, czy złożyć, zamiast umieszczać ją w stosie różnym, aby zająć się nią później. Rachunki do zapłaty można uporządkować według terminów, a pomocne może być skorzystanie z kalendarza płatności lub systemu przypomnień, aby uniknąć opóźnień w płatnościach.
Codzienne porządkowanie dokumentacji za pomocą niektórych narzędzi może pomóc uniknąć gromadzenia się bałaganu. Do przedmiotów, które mogą być pomocne w pracy z papierami, należą kosze lub tace na pocztę przychodzącą, a także kosze na śmieci i kosze na śmieci do odrzucania niechcianych dokumentów. Małe segregatory lub organizery mogą być również przydatne do rzeczy, które ludzie noszą ze sobą regularnie. Na przykład osoby korzystające z kuponów podczas zakupów mogłyby skorzystać z przenośnego organizera typu akordeon.
Próbując zorganizować biuro domowe, wiele osób woli organizować formalności przy użyciu folderów i szafek na dokumenty lub pudeł z etykietami. Po wyeliminowaniu niepotrzebnych przedmiotów dokumenty pozostające w biurze można sortować i segregować według określonych kategorii. Typowe przykłady to dane osobowe, dokumentacja medyczna i informacje finansowe. Solidne tekturowe lub plastikowe pojemniki mogą być przydatne do długotrwałego przechowywania dokumentów, które nie wymagają regularnego przeglądania.
Dodatkową wskazówką przy organizowaniu formalności jest zmniejszenie faktycznej ilości papieru w domu. Wiele dokumentów można skanować i przechowywać na komputerze lub zewnętrznym dysku twardym. Można również tworzyć pliki komputerowe do budżetów i innych zapisów gospodarstwa domowego, eliminując w ten sposób nadmiar papieru. W razie potrzeby wydrukowane dokumenty można wydrukować w razie potrzeby. Sejf lub sejf są często zalecane do przechowywania niezastąpionych lub oficjalnych dokumentów.