Jakie są różne metody organizowania dokumentów?

Istnieje kilka metod organizowania dokumentów, w zależności od rodzaju informacji, które próbuje się zarządzać. Na przykład niektórzy ludzie mogą potrzebować pomocy w radzeniu sobie z pocztą i różnymi dokumentami, które każdego dnia znajdują drogę do swoich domów. Inni mają zdezorganizowane biuro domowe, z mylącą mieszanką ważnych formalności i niepotrzebnego bałaganu. Jeszcze inne osoby mogą mieć starannie zorganizowane dokumenty, ale po prostu brakuje mu miejsca do przechowywania, aby utrzymać je z dala od drogi. Istnieją praktyczne rozwiązania dla każdego z tego rodzaju problemów. Wiele osób uważa, że ​​najlepszą opcją jest kombinacja sortowania, oczyszczania, składania i przechowywania.

Eksperci organizacyjne często mają pewne zasady organizowania dokumentów lub tamienie papieru . Na przykład niektórzy profesjonaliści zalecają próbę dotknięcia kawałka papieru tak kilka razy, jak to możliwe, gdy się z nim zajmuje. Wiele osób sugeruje natychmiastowe otwarcie Daily Mail, a następnie decydować o tym, czy ją odrzucić, czy złożyćwłożenie go do różnych stosów, z którymi można się później rozwiązać. Rachunki, które należy zapłacić, mogą być zorganizowane według terminu, i pomocne może być wykorzystanie kalendarza płatności lub systemu przypomnienia, aby uniknąć opóźnień.

Codzienne organizowanie dokumentów, przy pomocy niektórych narzędzi, może pomóc komuś uniknąć naruszenia bałaganu. Przedmioty, które mogą być pomocne w radzeniu sobie z dokumentami, obejmują kosze lub tace do poczty przychodzącej, a także kosza na śmieci i recyklingowe w celu odrzucenia niechcianych dokumentów. Małe segregatory lub organizatorzy mogą również przydać się do rzeczy, które ludzie noszą ze sobą regularnie. Na przykład ludzie, którzy używają kuponów, gdy kupują, mogą skorzystać z przenośnego organizatora typu akordeonowego.

Podczas próby organizacji biura domowego wiele osób woli organizować dokumenty za pomocą folderów i szaf plików lub pudełek z etykietami. Po wyeliminowaniu niepotrzebnych przedmiotów, PAPerwork, który pozostaje w biurze, można sortować i składać zgodnie z określonymi kategoriami. Wspólne ich przykłady obejmują dane osobowe, dokumentację medyczną i informacje finansowe. Solidne karton lub plastikowe pojemniki mogą być przydatne do długoterminowego przechowywania dokumentów, na które nie trzeba regularnie patrzeć.

Dodatkową wskazówką do organizacji formalności jest zmniejszenie faktycznej ilości papieru w domu. Wiele dokumentów można skanować i przechowywać na komputerze lub zewnętrznym dysku twardym. Można również tworzyć pliki komputerowe dla budżetów i innych rekordów gospodarstw domowych, eliminując w ten sposób nadmiar papieru. W razie potrzeby w razie potrzeby można wydrukować twarde kopie dokumentów. Często zalecane jest osobiste sejf lub sejfowy pudełko depozytowe do przechowywania niezastąpionych lub oficjalnych dokumentów.