Vilka är de olika metoderna för att organisera pappersarbete?
Det finns flera metoder för att organisera pappersarbete, beroende på vilken typ av information man försöker hantera. Till exempel kan vissa människor behöva hjälp med att hantera e-post och diverse papper som kommer in i sina hem varje dag. Andra har ett disorganiserat hemmakontor med en förvirrande blandning av livsviktigt pappersarbete och onödig röran. Ytterligare andra individer kan ha sina papper organiserade snyggt, men saknar helt enkelt lagringsutrymme för att hålla dem ur vägen. Det finns praktiska lösningar för var och en av dessa typer av problem. Många tycker att det bästa alternativet är en kombination av sortering, rensning, arkivering och lagring.
Organisationsexperter har ofta vissa regler för att organisera pappersarbete eller pappersmakning . Till exempel rekommenderar vissa yrkesverksamma att du försöker röra ett papper så få gånger som möjligt när du hanterar det. Många föreslår att man öppnar dagligt e-post omedelbart och sedan beslutar om man vill kassera det eller arkivera det, snarare än att lägga in det i en annan hög som ska behandlas senare. Räkningar som ska betalas kan organiseras enligt förfallodagen, och det kan vara bra att använda en betalningskalender eller påminnelsessystem för att undvika sena betalningar.
Att organisera pappersarbete dagligen med hjälp av vissa verktyg kan hjälpa någon att undvika att röran byggs upp. Objekt som kan vara till hjälp vid hantering av papper inkluderar korgar eller brickor för inkommande post, samt papperskorgen och papperskorgen för att kassera oönskade dokument. Små bindemedel eller arrangörer kan också komma till nytta för saker som folk har med sig regelbundet. Till exempel kan personer som använder kuponger när de handlar dra nytta av en bärbar arrangör av dragspel.
När man försöker organisera hemmakontoret föredrar många att organisera pappersarbete genom att använda filmappar och skåp eller lådor med etiketter. Efter att ha tagit bort onödiga artiklar kan pappersarbetet som finns kvar på kontoret sorteras och arkiveras enligt specifika kategorier. Vanliga exempel på dessa inkluderar personlig information, medicinska journaler och ekonomisk information. Robust kartong- eller plastbehållare kan vara användbara för långvarig lagring av dokument som inte behöver ses regelbundet.
En ytterligare ledtråd för att organisera pappersarbete är att minska den faktiska mängden papper i huset. Många dokument kan skannas och lagras på en dator eller extern hårddisk. Man kan också skapa datafiler för budgetar och andra hushållsposter och därmed eliminera överskott av papper. Om det behövs kan papperskopior skrivas ut vid behov. Ett personligt kassaskåp eller ett värdeskåp rekommenderas ofta för att förvara oföränderliga eller officiella dokument.