Qu'est-ce qu'un système de gestion de processus?
Un système de gestion de processus est une méthodologie généralement utilisée pour planifier, surveiller et gérer un processus métier. Le terme gestion des processus est utilisé pour expliquer toutes les étapes suivies pour mieux comprendre les exigences du client et déterminer le moyen le plus rentable de répondre à ces besoins. Il est important de noter qu'un système de gestion de processus peut être une série d'étapes et de tâches ou un logiciel. Quel que soit le type de système, une série de tâches et d'étapes spécifiques doivent généralement être accomplies.
Chaque système de gestion de processus implique généralement six tâches, qui doivent toutes être complétées dans l’ordre. La première tâche consiste à définir le processus, à comprendre les besoins du client, ainsi que les risques et les défis auxquels l'organisation est confrontée pour répondre à ces besoins. Un processus clairement défini est généralement essentiel, car l’équipe d’analystes commerciaux reviendra régulièrement sur cet élément tout au long du projet.
Visualiser le processus idéal est la tâche suivante. Ce processus nécessite une compréhension claire du processus, des normes de l'industrie, des réglementations gouvernementales et de toute autre règle régissant le processus métier. En plus de comprendre les exigences des tiers, la structure actuelle de l'organisation et tous les systèmes déjà en place doivent également être pris en compte.
Les métriques sont le meilleur moyen de développer une base de référence du processus métier actuel et de déterminer en quoi l'application d'un système de gestion de processus aidera les opérations commerciales. Plus précisément, les informations sur le taux de rotation, le temps de traitement, le temps de réponse du client et les retards ou goulots d'étranglement doivent être documentées. Ces valeurs seront référencées lors de la mise en œuvre du système de gestion des processus et devraient être utilisées après la mise en œuvre de tout changement pour évaluer le succès du processus.
Les contrôles internes sont obligatoires dans tous les processus et les contrôles actuels doivent généralement être documentés. Lors de l'utilisation d'un système de gestion de processus, il est essentiel d'inclure le développement et la mise en œuvre de contrôles internes dans le système. Ces contrôles sont nécessaires pour gérer les accès, créer des pistes d'audit et prendre en charge l'organisation.
Lors de la mise en œuvre d'un système de gestion de processus, deux types de rapports sont développés. Les rapports d'activité sont fournis à chaque étape et distribués aux parties prenantes et aux propriétaires de processus métier. Le but de ces rapports est de tenir tout le monde au courant de l’état d’avancement du projet et de documenter toutes les informations apprises au cours du processus. Le second type de rapport est basé sur les transactions en cours, les problèmes identifiés, les taux de rotation et autres valeurs généralement utilisées pour mesurer les performances.