Co je systém řízení procesů?

Systém řízení procesů je metodika obvykle používaná pro plánování, monitorování a řízení obchodního procesu. Termín řízení procesů se používá k vysvětlení všech následných kroků k získání lepšího porozumění požadavkům klienta a určení nákladově nejefektivnějšího způsobu, jak tyto potřeby uspokojit. Je důležité si uvědomit, že systém řízení procesů může být buď řadou kroků a úkolů, nebo počítačovým softwarovým systémem. Bez ohledu na typ systému existuje řada konkrétních úkolů a kroků, které obvykle musí být dokončeny.

Každý systém řízení procesů obvykle zahrnuje šest úkolů, z nichž všechny musí být dokončeny v pořádku. Prvním úkolem je definovat proces, porozumět potřebám klienta, jakož i rizikům a výzvám organizace při plnění těchto potřeb. Jasně definovaný proces je obvykle nezbytný, protože tým obchodních analytiků se k této položce v průběhu celého projektu vrací.

Vizualizace ideálního procesu je dalším úkolem. Tento proces vyžaduje jasné porozumění procesu, průmyslovým standardům, vládním předpisům a jakýmkoli jiným pravidlům, která řídí obchodní proces. Kromě porozumění požadavkům třetích stran je třeba vzít v úvahu také současnou strukturu organizace a všechny stávající systémy.

Metriky jsou nejlepším způsobem, jak vyvinout základní linii současného obchodního procesu a určit, jak aplikace systému řízení procesů pomůže při obchodních operacích. Konkrétně musí být zdokumentovány informace o míře obratu, době zpracování, době odezvy zákazníka a případných zpožděních nebo úzkých místech. Na tyto hodnoty bude odkazováno prostřednictvím implementace systému řízení procesů a měly by být použity po provedení jakýchkoli změn k vyhodnocení úspěšnosti procesu.

V každém procesu jsou vyžadovány interní kontroly a současné kontroly musí být obvykle zdokumentovány. Při používání systému řízení procesů je nezbytné zahrnout do systému vývoj a implementaci interních kontrol. Tyto kontroly jsou vyžadovány pro řízení přístupu, poskytování auditních záznamů a pro podporu organizace.

Během implementace systému pro správu procesů jsou vyvíjeny dva typy zpráv. Zprávy o činnosti jsou poskytovány v každé fázi a distribuovány zúčastněným stranám a vlastníkům obchodních procesů. Účelem těchto zpráv je informovat všechny o stavu projektu a dokumentovat všechny informace získané během procesu. Druhý typ zprávy je založen na transakcích, které se vyskytují, identifikovaných problémech, míře obratu a dalších hodnot obvykle používaných k měření výkonu.